Oracle Content Management içerik yakalama özellikleri, yaşamsal iş içeriğinizi yakalamak, dizin yapmak, depolamak ve yönetmek için size tek sistem sağlar. Dokümanları toplu olarak tarayıp içe aktarabilir ve Oracle Content Management uygulamasına yüklenmeden önce otomatik olarak işleyebilirsiniz. Dokümanlar bir tarayıcıdan alınan veya dosyadan içe aktarılan bir ya da daha fazla resimden oluşur veya Microsoft Word ya da PDF dosyaları gibi resim olmayan elektronik dosyalar olabilir. Resim dosyası olmayan dosyaları içe aktardığınızda, tanımlı yakalama akışı bunların asıl formatlarında mı saklanacağını, bir resim formatına mı dönüştürüleceğini ya da içe aktarılmalarının önlenip önlenmeyeceğini belirler.
Oluşturduğunuz doküman yığınları ölçeklenebilirdir ve dokümanları yeniden düzenlemenize, iş ihtiyaçlarınıza göre gruplamalarını otomatikleştirmenize, faturalama veya dosyalama amacıyla barkodları okumanıza, kolayca aranabilir hale getirmek için dokümanları dizin yapmanıza ve organizasyonunuz için standart formatlara dönüştürmenize olanak tanır. Fiziksel ve elektronik dokümanların toplu olarak işlenmesini ve yönlendirilmesini otomatikleştiren içerik yakalama iş akışları veya prosedürleri oluşturursunuz.
İçerik yakalamaya yönelik birincil sürücüler toplu işlemler ve dokümanlardır. Dokümanlar taranır veya içe aktarılır ve toplu işlemlerde güncellenir. Toplu işlem, dokümanlarda düzenlenmiş ve meta veri değerleri atanmış (dizin yapılmış) taranan resimler veya elektronik doküman dosyalarından (PDF veya Microsoft Office dosyaları gibi) oluşur. Her doküman bir meta veri değerleri kümesini paylaşır. Oracle Content Management, dokümanları içe aktaran, PDF'e ve/veya TIFF'e dönüştüren, barkodları otomatik olarak tanıyan, dokümanları otomatik olarak ayıran, meta veri değerlerini dolduran ve son çıktıyı Oracle Content Management uygulamasına teslim eden çeşitli içerik yakalama işleyicileri sağlar.
Dokümanları bir içerik yakalama prosedüründe çeşitli yöntemlerle tarayabilir ve toplu işlemler halinde içe aktarabilirsiniz:
Bir üretim doküman görüntüleme tarayıcısı kullanarak yüksek hacimli tarama
Özel uzak tarama veya içe aktarma, örneğin bir iş uygulamasından
Otomatik içe aktarma, örneğin bir e-posta hesabından veya izlenen klasörden
Son kullanıcılar, İçerik Yakalama İstemcisi yazılımını kullanarak basılı dokümanları tarayabilir veya elektronik dokümanları toplu işlemler halinde içe aktarabilir (prosedür yöneticileri tarafından oluşturulan istemci profillerine göre). Alternatif olarak, içe aktarma işleyici bir içe aktarma işinde depolanan ayarları kullanarak resimleri ve diğer elektronik dokümanları doğrudan e-postadan, ağ klasörlerinden veya liste dosyalarından otomatik olarak içe aktarabilir.
İş gereksinimlerinize bağlı olarak, resim olmayan girdi dokümanlarını ve eklerini farklı bir formata dönüştürmeniz gerekebilir. Örneğin, içe aktarılan e-posta mesajlarına eklenmiş PDF gider raporlarının barkodlarının okunmasına izin vermek için bir resim formatına dönüştürülmeleri gerekebilir. Bu durumda, TIFF dönüştürme işleyici PDF dosyalarını TIFF resimlerine dönüştürür. TIFF dönüştürme işleyici dokümanları veya ekleri otomatik olarak dönüştürür ve bir dönüştürme işinde depolanan ayarları kullanarak bunları bir toplu işlemde birleştirir. PDF dönüştürme işlemcisi dokümanları, kaynak doküman ile aynı içerik tipine sahip PDF'lere veya ayrıca aranabilir PDF'lere dönüştürür.
Sınıflandırma, toplu işlemleri mantıksal dokümanlarına ayırma ve doküman profillerini atama işlemidir. İstemci profili, her doküman için kullanılabilen olası bir meta veri alanları ve ek tipleri kümesini belirler. Sınıflandırma, toplu işleme durum atamayı da içerir.
İçerik Yakalama İstemcisi kullanıcıları tarafından manuel olarak. Örneğin, kullanıcılar doküman başına belirli bir sayfa sayısı için konfigüre edilmiş bir istemci profilini seçebilir. Kullanıcılar ayrıca, yeni bir dokümanı belirlemek için tarama yapmadan önce dokümanlar arasına ayırıcı sayfalar ekler. İçerik Yakalama İstemcisi kullanıcıları bir toplu işlemi görsel olarak incelerken, daha büyük dokümanları daha küçük birden fazla dokümanlara bölerek yeni dokümanlar oluşturabilir.
İçerik Yakalama İstemcisinde dosya içe aktarımı sırasında kullanıcılar tarafından manuel olarak.
İçe aktarma işleyici, dokümanları iş ayarlarına göre içe aktarırken otomatik olarak.
Tanıma işleyicisi tarafından barkod tanıma işlemi sırasında otomatik olarak. Tanıma işleyiciye bir toplu işlem gönderilirse, işleyici otomatik olarak barkod tanıma ve doküman sınıflandırma gerçekleştirir.
Dokümanlara, doküman profiline göre bir meta veri değerleri kümesi atanır ve buna dizin yapma denir. Bu profil, belirli bir doküman tipini dizin yapmak için kullanılabilen meta veri alanlarını tanımlar. Meta veri değerleri çeşitli yollarla atanabilir:
Kullanıcılar tarafından İçerik Yakalama İstemcisinin meta veri bölmesinde manuel olarak.
İçe aktarma işleyici, dokümanları iş ayarlarına göre işlerken otomatik olarak.
İş ayarlarına göre, tanıma işleyici tarafından işlenirken otomatik olarak.
İş ayarlarına göre, varlık araması işleyici tarafından işlenirken otomatik olarak.
Meta veri alanları çeşitli şekillerde konfigüre edilebilir. Bir girdi maskesi ve görünüm formatı konfigüre edebilir veya doğrulama için bir düzenli ifade sağlayabilirsiniz. Meta veri değerleri otomatik olarak doldurulabilir, seçim listelerinden ve bağımlı seçim listelerinden seçilebilir (veya barkodlardan türetilebilir). Prosedür yöneticileri prosedürde bu meta veri alanı tanımlarını konfigüre eder ve bunları istemci profillerinde veya işleyici işlerinde kullanır.
Ek, birincil dokümanla ilişkili resim veya resim harici bir dosyadır. Prosedür yöneticileri, doküman profillerine atanabilecek ek tiplerini, tanımlar. Bu ek tipleri, ekleri bir doküman profiline atanmış dokümanlarla sınıflandırmak için kullanılabilir. İçerik Yakalama İstemcisi kullanıcıları ekleri görüntüleyebilir, ek tipini değiştirebilir, ek oluşturabilir ve resim eklerini değiştirebilir.
Prosedür yöneticileri toplu işlem durumlarını iş ihtiyaçlarına uyacak şekilde tanımlar. Kullanıcı, içerik yakalama işlemi sırasında herhangi bir zamanda kullanıcı tarafından manuel olarak veya işleyicilerin biri tarafından otomatik olarak durumları bir toplu işleme atar.
Oracle Content Management, herhangi bir zamanda herhangi bir içerik yakalama toplu işlemine sadece bir kullanıcının veya işleyicinin erişimi olmasını sağlamak için bir "kilitleme ve serbest bırakma" yöntemi kullanır. Toplu işlemi oluşturduğunuzda veya açtığınızda (genişlettiğinizde) otomatik olarak size kilitlenir. Diğerlerinin kullanabilmesi için toplu işlemi serbest bırakmanız veya kilidini açmanız gerekir. Bir toplu işlemle çalışmanız bittiğinde onu serbest bırakabilir veya kilidini açabilirsiniz. Bir toplu işlemin serbest bırakılması, dokümanlarını ve meta verilerini Oracle Content Management ile otomatik olarak eşzamanlı kılar ve istemci profilinde konfigüre edildiyse daha fazla işlem (kaydetme, tanıma veya dönüştürme) için toplu işlemi yönlendirir.
Bir toplu işlem kaydedildiğinde, tüm dokümanları ve dokümanların meta verileri Oracle Content Management uygulamasına yüklenir, ardından toplu işlemden kaldırılır. Bu, dokümanların Oracle Content Management'de meta verilerine veya içeriklerine göre bulunmasına ve dokümanlara erişilmesine olanak tanır. Bazı dokümanlar kaydedilemez. Örneğin, gerekli alanları doldurulmamış dokümanlar atlanır. Bir toplu işlemdeki tüm dokümanlar kaydedilirse toplu işlem de prosedürden silinir.
Kaydetme işlemi sırasında, resim formatına dönüştürülmemiş resim olmayan dosyalar orijinal formatlarında kalır.