2 Noções Básicas do Processo do Content Capture

Vamos examinar o processo básico de captura e upload de conteúdo para o Oracle Content Management.

Mostra como os documentos são processados do primeiro ao último estágio

Origens

É possível capturar conteúdo de várias origens:

manualmente, digitalizando documentos em cópia impressa com o uso do software Content Capture Client
manualmente, importando documentos eletrônicos com o uso do software Content Capture Client,
automaticamente, usando uma pasta de arquivos monitorada (por meio do File Import Agent),
automaticamente, usando uma caixa de entrada ou pasta de uma conta do servidor de e-mail monitorada.

Processadores

Independentemente da origem, cada documento capturado é roteado por vários processadores antes do upload para o Oracle Content Management para armazenamento e/ou processamento posterior:

O processador de importação fornece importação automatizada em massa de origens, como uma pasta do sistema de arquivos, um arquivo de texto de lista delimitada ou a caixa de entrada/pasta de uma conta do servidor de e-mail. O job de importação monitora a origem e importa conteúdo em uma frequência especificada (por exemplo, uma vez por minuto, hora ou dia).
O processador de conversão em TIFF converte automaticamente documentos e anexos que não são de imagem em formato TIFF ou JPEG. Você pode optar por mesclar documentos e anexos de várias maneiras durante a conversão. Por exemplo, o processador de conversão pode converter arquivos de documento, como PDFs ou Microsoft Office, em imagens TIFF para processamento de código de barras.
O processador de conversão em PDF converte documentos, imagens e anexos em PDFs.
O processador de reconhecimento reconhece automaticamente códigos de barras, organiza documentos e os indexa.
O processador de confirmação executa perfis de confirmação para automaticamente gerar e fazer upload de documentos em um batch para o Oracle Content Management; em seguida, remove os batches do procedimento.

Um perfil de confirmação especifica como gerar os documentos e seus metadados; ele inclui mapeamentos de campo de metadados, formato de saída, instruções de tratamento de erros e definições do driver de confirmação.
O Processador de Pesquisa de Ativos permite que os usuários do cliente procurem ativos suportados no repositório do Oracle Content Management.
Processador de Transformação XML permite que os usuários do cliente transformem documentos XML em um estilo desejado com base em um arquivo XSLT.

Cada processador, se você tiver configurado para utilizar todos, trabalha em coordenação uns com os outros. Muitas tarefas em um fluxo de batches começam com o processador de importação; em seguida, passam para o processador de conversão em PDF ou TIFF para converter documentos nos formatos configurados. O processador de reconhecimento subsequentemente assume para reconhecer códigos de barras, organizar documentos nas formas especificadas e indexá-los. Por fim, o processador de confirmação fornece (faz upload) a saída ao Oracle Content Management.

Todos os documentos capturados são submetidos a upload e armazenados no Oracle Content Management como itens de conteúdo distintos, com os metadados designados durante o processo de captura de conteúdo. Você pode acessar e gerenciar esses itens exatamente como qualquer outro item no Oracle Content Management.

Procedimentos

Procedimentos são workflows de captura de conteúdo definidos, do fornecimento inicial até o upload final para o Oracle Content Management. Cada procedimento representa um sistema completo de captura de conteúdo, fornecendo um local centralizado para configurar metadados, regras de processamento, perfis de configuração e dados de batch para um ambiente específico. Os usuários do Content Capture Client criam e acessam batches em um procedimento cujo acesso foi concedido a eles.

Você pode criar diversos procedimentos para sua organização, de modo que possa gerenciar de maneira eficiente todas as suas necessidades de captura e processamento de conteúdo, por exemplo, por departamento ou local. Pode também compartilhar elementos de configuração comuns entre os procedimentos para reutilização ideal. E pode também copiar um procedimento para fácil adaptação em outros ambientes.

Batches

Um batch contém um ou mais documentos que podem estar relacionados (por exemplo, múltiplos documentos de um cliente) ou não relacionados (por exemplo, documentos divididos por folhas de separação).

Um documento pode consistir em imagens digitalizadas ou em um arquivo eletrônico, como um arquivo do Microsoft Word ou PDF.
Um documento pode ou não conter anexos, como imagens ou um arquivo eletrônico.

Ao trabalhar com um batch, você pode bloqueá-lo. Um ícone de cadeado será exibido quando um batch tiver sido bloqueado por você ou por outro usuário. A liberação de um batch remove o ícone de bloqueio e, dependendo das definições de perfil do cliente, libera o batch para outro usuário ou um processador do sistema trabalhar nele.

Perfis do Cliente

Você pode digitalizar ou importar grupos de páginas em batches usando um perfil do cliente que o gerente de procedimentos definiu para você. Um perfil do cliente é um grupo de definições que determinam como digitalizar, importar ou indexar os documentos em um batch. Um perfil do cliente faz o seguinte:

Controla itens como definições do scanner, como os documentos serão criados e separados no batch, se os campos de metadados estarão disponíveis, se e como serão processados os códigos de barras e o que acontecerá com os batches depois que você os liberar.
Determina se você só pode capturar documentos, capturar e indexar ou apenas indexar documentos.
Determina se arquivos eletrônicos que não são de imagem (por exemplo, documentos em PDF) devem ser retidos no formato original deles, convertidos em formato de imagem ou impedidos de serem importados.
Identifica o conjunto de campos de metadados a serem preenchidos para um documento selecionado.

Se o perfil do cliente incluir indexação, você poderá designar valores de metadados aos documentos, como ID e nome do cliente. Documentos de diferentes tipos em um batch, normalmente, têm diferentes conjuntos de campos de metadados disponíveis. Você pode designar valores de metadados a documentos em batches somente indexação, mas não pode acrescentar, inserir ou substituir páginas.

Ao término do trabalho nos documentos de um batch, você libera o batch, o que o desbloqueia do uso exclusivo (se não houver processos de liberação definidos). Se você liberar um batch e tiver selecionado um processo de liberação disponível, a próxima ação executada no batch dependerá desse processo de liberação. O que acontecerá em seguida dependerá das definições do perfil de cliente:

O batch poderá ser removido da lista do painel de batches e confirmado no Oracle Content Management ou pode ser colocado em uma fila para processamento posterior, como conversão em PDF/TIFF ou reconhecimento de código de barras.
O batch poderá permanecer na lista, mas desbloqueado (nenhum ícone de cadeado é mostrado). Isso permite que você ou outro usuário bloqueie o batch e faça alterações adicionais.