18 Importar Documentos Eletrônicos

Você pode importar documentos de imagem, como arquivos TIFF de múltiplas páginas, e documentos que não são de imagem, como arquivos do Microsoft Word, se permitido pelo perfil de cliente.

Quando você importa documentos que não são de imagem, o Content Capture usa a definição de perfil do cliente, utilizando um dos seguintes caminhos:
  • Converte o arquivo em um documento de imagem de múltiplas páginas, como se você o tivesse digitalizado. No painel de documentos, uma miniatura é exibida para cada imagem. Você pode selecionar e editar páginas individuais (por exemplo, mover e girar páginas).
  • Importa o arquivo e o retém em seu formato nativo. No painel de documentos, uma miniatura é exibida para cada página que não é de imagem, até um número máximo definido no perfil de cliente. Você pode indexar o documento, mas não é possível editar suas páginas.
  • Impede que o arquivo seja importado e exibe uma mensagem de erro. Se você selecionar diversos arquivos que não são de imagem para serem importados e especificar a criação de um documento para todos os arquivos de importação, o Content Capture Client exibirá uma mensagem de erro indicando que a seleção é inválida.

Toda vez que você importar, especifique como os documentos deverão ser criados no batch se diversos arquivos forem selecionados. Ou seja, crie um documento para todos os arquivos de importação ou por arquivo de importação. Múltiplos arquivos que não são de imagem não podem ser importados em um documento.

Nota:

Você também pode configurar a captura automática de documentos eletrônicos de pastas de arquivos monitoradas ou conta de e-mail. Para obter informações, consulte Configurar o File Import Agent.

Veja as principais tarefas que você pode executar ao importar documentos para o Content Capture Client:

  1. Configurar Origem e Definições de Importação

  2. Importar Documentos

Configurar Origem e Definições de Importação

Para especificar importação como origem da captura:

  1. No painel de batch, clique no lado direito de Definições/Origem de Captura, selecione Origem da Importação e, em seguida, clique em Capturar para iniciar a importação de arquivos.
  2. No campo Diretório de Importação, especifique um local no qual os arquivos devem ser selecionados para importação.
  3. Para importar arquivos de um tipo específico, selecione o tipo no campo Tipo de Arquivo.
  4. No campo Definições de Rotação, selecione um grau de rotação (0, 90, 180 ou 270). O Capture girará as imagens durante a importação conforme especificado.
  5. Selecione o campo Excluir arquivos-fonte após importação para excluir imagens do diretório de importação depois que elas tiverem sido importadas com sucesso.
  6. Clique em OK para salvar as definições.

Importar Documentos

Você pode importar para o Content Capture arquivos de imagem (como TIFFs de várias páginas) ou arquivos que não são de imagem (como arquivos do Microsoft Word ou PDF). Ao importar arquivos que não são de imagem, o perfil selecionado do cliente determina se os arquivos devem ser convertidos em formato de imagem, se devem ser importados em seus formatos nativos ou impedidos de serem importados.

Certifique-se de que o perfil desejado do cliente seja selecionado no Content Capture Client.
Para importar documentos:
  1. Execute um dos seguintes procedimentos, conforme necessário:
    1. No Content Capture Client, se necessário, clique no lado direito de Definições de captura/Origem da captura e selecione Origem da Importação para especificar a importação em vez da digitalização e clique em Capturar.
    2. Em um aplicativo de negócios, clique em Importar em uma página de registro de negócios.
  2. Na caixa de diálogo Importar, especifique como criar documentos (um documento de vários arquivos ou um documento por arquivo) e clique em OK.
  3. Na caixa de diálogo Selecionar arquivos a serem importados, selecione um ou mais arquivos a serem importados e clique em OK.

    Um novo batch contendo os arquivos importados será selecionado no painel de batches.

  4. Revise, edite e indexe os documentos conforme necessário. Os campos de metadados podem já conter valores.
  5. Para capturar mais batches, clique em Capturar no painel de batches.
  6. Libere os batches selecionando um ou mais deles no painel de batches e clicando em Liberar batch.