7Numeración e Impresión de Documentos Legales para Chile

Una vez introducidas las facturas en JD Edwards EnterpriseOne Cuentas por cobrar, se deben crear e imprimir batches de documentos legales en conformidad con los requisitos legales de Chile. Por ejemplo, se crean facturas que no excedan de una página.

El proceso de generación de documentos legales para facturas introducidas en el sistema JD Edwards EnterpriseOne Cuentas por cobrar comprende las siguientes tareas:

1. Creación de batches de impresión de documentos legales

2. Asignación de números a facturas en batches de impresión

3. Impresión de documentos legales en batches de impresión

Cuando se crean lotes de impresión de documentos legales, se seleccionan manualmente las facturas en el sistema JD Edwards EnterpriseOne Cuentas por cobrar a las que desea asignar números legales y, a continuación, el sistema asigna un número de batch al grupo de facturas. A continuación, se seleccionan los batches de impresión a los que se van a asignar números legales, y el sistema les asigna números legales de acuerdo con la configuración de números siguientes del tipo de documento legal y la relación entre los distintos tipos de documento legal. Por último, se seleccionan los batches a los que se han asignado números legales y el sistema imprime las facturas según la configuración del formato de impresión.

Antes de realizar las tareas de este capítulo, se debe llevar a cabo lo siguiente:

• Comprobación de la configuración de la compañía legal

• Comprobación de la configuración de tipo de documento legal

• Comprobación de la configuración de la relación entre tipos de documento legal

• Comprobación de la configuración de números siguientes legales

• Comprobación de la configuración de formato de impresión

• Definición de las versiones del programa Impresión de documentos legales (R76H3B30) para especificar la versión del programa Lot of Printing Review que se utiliza para imprimir facturas en batches de impresión.

• Contabilización de facturas para las que se han generado batches de impresión de documentos legales

Consulte Configuración del Sistema para los Requisitos Legales de Chile.

En este apartado se ofrece una descripción general de las funciones de lote de impresión de documentos legales y se explica el modo de definir las opciones de proceso para el programa Lot of Printing Review.

Para crear e imprimir documentos legales se utiliza el programa Lot of Printing Review (P76H3B50). Este programa le permitirá realizar las siguientes tareas:

• Creación, modificación y eliminación de lotes de impresión de documentos legales para facturas introducidas en el sistema JD Edwards EnterpriseOne Cuentas por cobrar

• Comprobación de la disponibilidad de un número legal

  Esta función permite comprobar la disponibilidad de números legales antes de proceder a la asignación de números legales a los batches de impresión. Contribuye también a evitar que surjan problemas durante el proceso de numeración.

• Numeración y renumeración de documentos legales

  Los números legales se pueden volver a numerar después de haberlos asignado a las facturas en los batches de impresión.

• Impresión de documentos legales

  El sistema envía la versión del programa Impresión de documentos legales que se especificó para la compañía legal, el tipo de documento legal y la serie de emisión.

• Consulta de documentos legales asociados con facturas

  Esta función permite revisar facturas que se encuentran en batches de impresión.

• Revisión de información de auditoría de batch

  Esta función permite revisar información sobre batches de impresión, como el ID de usuario de la última persona que modificó el batch, la fecha y la hora de la última modificación, etc.

Consulte "Invoicing" en JD Edwards EnterpriseOne Applications Sales Order Management Implementation Guide.

La información para batches de impresión de documentos legales se almacena en las siguientes tablas:

• Lot of Printing - Header (F76H3B50)

• Lot of Printing - Detail (F76H3B51)

Después de crear los batches de impresión de documentos legales, se puede comprobar la disponibilidad de números legales antes de asignar dichos números a las facturas en los batches de impresión. Mediante la disponibilidad de números legales se pueden realizar las siguientes validaciones:

• Comprobación de que el rango de números siguientes, tal y como se ha definido en la secuencia de números legales siguientes, contiene suficientes números para asignar a todas las facturas en el batch de impresión.

  Por ejemplo, si existen 30 facturas en un batch de impresión y sólo se dispone de 20 números en la secuencia de números legales siguientes, el sistema emitirá un mensaje de error.

• Comprobación de que la secuencia de números legales que el sistema asigna a las facturas en los batches de impresión esté activa.

• Comprobación de que la secuencia de números legales que el sistema asigna a las facturas en los batches de impresión no está siendo utilizada por otro usuario.

Cuando se crean y procesan batches de impresión, el sistema asigna un estado de batch para identificar el estado actual:

• O - Abierto

  Se ha creado el batch de impresión, pero todavía no se le han asignado los números legales. El sistema también asigna este estado a los batches de impresión cuyos números legales se han modificado.

• U - Uso

  Los números legales se están asignando al batch de impresión.

• N - Numerado

  Los números legales se han asignado a las facturas en el batch de impresión. Para imprimir documentos legales en un batch de impresión, el batch de impresión tiene que tener este estado.

• P - En proceso

  El batch de impresión se está actualizando. Por ejemplo, los documentos legales del batch de impresión se están imprimiendo.

• C - Cerrado

  Los documentos legales se imprimen para el batch.

El sistema también asigna estados de documento a las facturas de los batches de impresión:

• A - Abierto

  La factura no se ha procesado todavía. El estado de batch de impresión es O.

• N - Numerado

  Se ha asignado un número legal a la factura. El estado de batch de impresión es N.

• P - Procesado

  La factura se ha imprimido. El estado de batch de impresión es C.

• R - Renumerado

  Se ha modificado el número legal de la factura. El estado de batch de impresión es O.

• E - Error

  La factura tiene un error.

Las opciones de proceso permiten especificar el proceso por defecto que se utilizará en programas e informes.

Código de motivo

Determine el código de la tabla de UDC Códigos de cancelación (76H/CC) que el sistema asigna a los números legales que se anulan.

Iniciador de transacción

Especifique los tipos de facturas que se van a mostrar en la pantalla Revisión de lotes. Se pueden revisar facturas generadas en los sistemas JD Edwards EnterpriseOne Cuentas por pagar, JD Edwards EnterpriseOne Cuentas por cobrar o JD Edwards EnterpriseOne Administración de órdenes de venta; o bien generadas en los tres sistemas. Los valores válidos son:

En blanco - Mostrar facturas procedentes de los sistemas JD Edwards EnterpriseOne Cuentas por pagar, JD Edwards EnterpriseOne Cuentas por cobrar y JD Edwards EnterpriseOne Administración de órdenes de venta

AP - Mostrar sólo facturas generadas en el sistema JD Edwards EnterpriseOne Cuentas por pagar

AR - Mostrar facturas generadas en el sistema JD Edwards EnterpriseOne Cuentas por cobrar

SOP - Mostrar facturas generadas en el sistema JD Edwards EnterpriseOne Administración de órdenes de venta

1. Código de estado - Desde y 2. Código de estado - Hasta

Especifique el rango de la tabla de UDC Códigos de estado/actividad (40/AT) para el que el sistema muestra facturas en la pantalla Revisión de lotes.

3. Según Estado

Especifique si el sistema selecciona facturas de acuerdo con el último estado o con el estado siguiente. Los valores válidos son:

1 - Último estado

2 - Estado siguiente

4. Sustituir Código de estado siguiente

Especifique el siguiente paso estándar en el ciclo de proceso para este tipo de orden. Los pasos para el ciclo de proceso se definen en la pantalla Reglas actividad órdenes.

5. Evitar actualización de estado siguiente

Especifique si el sistema permite actualizar el campo de estado siguiente. Los valores válidos son:

En blanco - Permitir actualizaciones

1 - Evitar actualizaciones

Nota: se recomienda especificar el valor 1 en esta opción de proceso. De lo contrario, cada vez que se modifique el número de una factura, el sistema actualizará el estado de la orden de venta.

Impresión de facturas

Especifique si el sistema imprime automáticamente las facturas después de asignar números legales a los batches de impresión. Los valores válidos son:

En blanco - El sistema no imprime facturas de manera automática.

1 - El sistema imprime automáticamente facturas después de asignar los números legales.

Proceso de errores

Introduzca 1 para evitar que las facturas se impriman si se emiten mensajes de error durante el proceso de numeración legal.

Proceso de serie de emisión

Introduzca 1 para permitir la creación de batches de impresión para facturas que tengan números de serie de emisión distintos.

Lote - Nº de impresión

Muestra el número que el sistema asigna como número de batch para el batch de impresión de documentos legales.

Compañía legal

Introduzca la compañía legal para la que desea crear batches de impresión de documentos legales.

Tipo documento legal

Introduzca el tipo de documento legal para la que desea crear batches de impresión de documentos legales.

Serie de emisión

Introduzca el número de serie de emisión.

Cía doc (compañía del documento), Tp doc (tipo de documento) y Número de documento

Introduzca la información de la factura para la que desea crear un batch de impresión de documentos legales. Si desconoce la información de la factura, siga los pasos para seleccionar facturas y muestre la información de la factura en estos campos.

Nº legal actual y Último número legal

Muestra el número legal asignado a las facturas, así como un número legal anterior si se modificó el número legal de la factura.

Impresión de facturas

Especifique si el sistema imprime automáticamente las facturas después de asignar números legales a los batches de impresión. Los valores válidos son:

En blanco - No imprimir batches automáticamente

1 - Imprimir batches automáticamente

Proceso de errores

Introduzca 1 para evitar que las facturas se impriman si se emiten mensajes de error durante el proceso de numeración legal.

Proceso de serie de emisión

Introduzca 1 para permitir la creación de batches de impresión para facturas que tengan números de serie de emisión distintos.

En este apartado se ofrece una descripción general de la anulación de números legales y se tratan los siguientes temas:

• Anulación de números legales concretos

• Anulación de una secuencia de números legales

Los números legales se pueden anular mediante cualquiera de los métodos siguientes:

• Anulación de números concretos en una secuencia de números legales siguientes

• Anulación de una secuencia completa de números legales siguientes.

Después de anular los números legales siguientes, se puede utilizar el programa Void Invoices (P76H3B20) para revisar los números legales siguientes que se han anulado.

Cuando se anulan números legales, el sistema actualiza las siguientes tablas:

• Legal Document Next Number - CHI - 03B (F76H001)

• Invoices not Printed - CHI - 03B (F76H3B20)

Acceda a la pantalla Edición de número siguiente.

Pasos para anular números legales concretos en una secuencia de números legales siguientes:

1. En la pantalla Edición de número siguiente, introduzca un número en el campo Nº legal siguiente y haga clic en OK.

2. En la pantalla Generación de factura no impresa, introduzca un valor de la tabla de UDC 76H/CC en el campo Código cancelación.

3. (Optativo) Introduzca información adicional en el campo Detalle cancelación.

4. Haga clic en OK.

Acceda a la pantalla Trabajo con siguiente número.

Pasos para anular una secuencia de números legales siguientes:

1. Busque y seleccione la secuencia de números legales siguientes que desea anular, y, a continuación, seleccione Cambio de estado en el menú Fila.

2. En la pantalla Cambio de estado, seleccione la opción Cerrado.

   Nota: solo se pueden cambiar a un estado cerrado aquellas secuencias de números legales siguientes que se encuentran activas.

3. En la pantalla Generación de factura no impresa, introduzca valores en los campos Código cancelación y Detalle cancelación.

4. Haga clic en OK.

Nº legal siguiente

Introduzca el número siguiente que el sistema asignará a las facturas. El sistema anula los números comprendidos entre el número introducido y el número original del campo. Por ejemplo, si este campo contiene un valor de 200 y se introduce 250, el sistema anulará los números del 200 al 249. No se puede introducir un número que sea menor que el valor existente en el campo.

Nº legal siguiente inicial y Nº legal siguiente final

Muestra el rango de números legales siguientes que el sistema anula cuando se cambia un valor en el campo Nº legal siguiente.

Código cancelación

Introduzca el código del motivo por el que se anulan los números legales siguientes. Especifique un valor de la tabla de UDC 76H/CC.

Detalle cancelación

(Optativo) Introduzca información adicional sobre la anulación de números legales siguientes.