8Utilización del Proceso de Órdenes de Venta para Chile

En este apartado se ofrece una descripción general de la impresión de comprobantes y se describen las pantallas utilizadas para seleccionar una versión del programa Impresión de documentos legales.

Utilice el programa Legal Document Print UBE/Version (P76H3B39) para asociar versiones del programa Impresión documentos legales (R76H3B30) a tipos de documentos legales por compañía. El sistema almacena todos los registros en la tabla Legal Documents Print UBE & Versions (F76H3B39). Cuando imprime desde el programa Lot Review Inquiry, el sistema utiliza la versión que crea para el programa Impresión de documentos legales.

En este apartado se describen las notas de débito y crédito para Chile, se indican los requisitos y se explican los siguientes temas:

• Definición de las opciones de proceso para Process Credit Notes and Debit Notes Related to Documents (P76H4210)

• Proceso de notas de crédito y débito asociadas a documentos

Se pueden realizar consultas de los números de documentos legales y relacionarlos con una orden de venta. Por ejemplo, se puede relacionar una nota de crédito con más de una factura o una nota de débito con más de una nota de crédito.

Introduzca un 1 en las opciones de proceso de PO – Sales Order Entry (P4210) (P76H4210) para relacionar órdenes de ventas con una nota de crédito o con más de una factura.

El sistema almacena los registros de las notas de crédito y débito asociadas con las facturas o las notas de crédito en la tabla NC/ND - Invoice Related - CHI - 42 - 76H (F76H215).

Si el tipo impositivo cambia cuando el programa genera una nota de crédito o débito asociada con una factura, la nota de crédito que el programa crea debe tener el mismo tipo impositivo que en el documento relacionado. Se debe crear y relacionar una nota de crédito cuya zona fiscal tenga el mismo tipo impositivo que la factura asociada.

Antes de completar las tareas de este apartado, debe realizar lo siguiente:

• Compruebe que la opción de proceso de PO – Sales Order Entry (P4210) (P76H4210) está activa.

• Defina las versiones correspondientes de los programas Sales Order Entry (P4210) y PO – Sales Order Entry (P4210) (P76H4210).

Las opciones de proceso permiten especificar el proceso por defecto que se utilizará en programas e informes.

1. Orden de venta asociada

Introduzca un 1 para insertar facturas relacionadas OV.

Seleccione Órdenes de venta (G76H42), PO - Registro de órdenes de venta. Seleccione la versión que va a ejecutar.

Antes de ejecutar este programa, complete los pasos para asociar una nota de crédito a una orden.

En este apartado se ofrece una descripción general de las consultas de órdenes de venta para Chile, se enumeran los requisitos y se describe el modo de definir las opciones de proceso para el programa Order Inquiry by Legal Document (P76H2012).

Las consultas de órdenes de venta deben cumplir con los requisitos legales de Chile. Las consultas localizadas permiten visualizar los números legales de comprobantes (factura, boleta, factura de exportación, etc.) y la guía de despacho con el número interno generado por el número y tipo de orden de venta.

Utilice el programa Customer Service (P4210) para comprobar los datos de las órdenes y artículos de venta de un cliente en la tabla Sales Orders Detail (F4211) o en la tabla Historical Sales Orders Detail (F42119). Mediante las selecciones de menú de localización, se puede consultar el número y tipo de documento legal (facturas, boletas, guías de despacho, facturas de exportación, etc.) con una orden de venta. Se puede consultar también la guía de despacho con el número interno generado por el número y tipo de orden de venta.

Se puede revisar la información de cualquier orden que haya sido procesada a través del proceso de órdenes de venta en el libro mayor de ventas. Asimismo se puede consultar el número de documento legal con una orden de venta.

Mediante la pantalla de consulta de órdenes por documento interno, se puede acceder a los números y tipos de documento legal para una orden de venta. Se puede realizar la consulta por tipo y número de documento interno o por número y tipo de orden de venta.

Se puede consultar una orden de venta mediante el número legal. También se puede consultar por tipo y número de documento legal, número y tipo de orden y tipo y número de documento de factura interno.

Se puede utilizar esta consulta para localizar las órdenes de venta por batch.

Se puede utilizar esta consulta para localizar los documentos legales anulados para el sistema JD Edwards EnterpriseOne Cuentas por cobrar y el sistema JD Edwards EnterpriseOne Administración de órdenes de venta.

Compruebe que todos los tipos de comprobante están definidos en la tabla de UDC 76H/DG.

Las opciones de proceso permiten especificar el proceso por defecto que se utilizará en programas e informes.

Introduzca los tipos de documento en UDC 76H/DG para consultar por número legal y por tipo de documento. Introduzca el valor sin espacios ni comas en cada opción de proceso. Por ejemplo, si desea que aparezca el número de la guía de despacho de una orden en la columna 1 y el número de la factura o boleta en la columna 2, introduzca 08 en la columna 1 y 0102 en la columna 2.

Grupo Documento Legal en UDC 76H/DG para Columna 1

Especifique un tipo de documento legal que utilice el sistema para seleccionar los registros que aparecen en la columna 1 de la pantalla Consulta de documento legal de ventas por Nº legal. El valor que introduzca debe existir en la tabla de UDC Grupo tipos de documento legal (74/DG).

Grupo Documento Legal en UDC 76H/DG para Columna 2

Especifique un tipo de documento legal que utilice el sistema para seleccionar los registros que aparecen en la columna 2 de la pantalla Consulta de documento legal de ventas por Nº legal. El valor que introduzca debe existir en la tabla de UDC Grupo tipos de documento legal (74/DG).

Grupo Documento Legal en UDC 76H/DG para Columna 3

Especifique un tipo de documento legal que utilice el sistema para seleccionar los registros que aparecen en la columna 3 en la pantalla Consulta de documento legal de ventas por Nº legal. El valor que introduzca debe existir en la tabla de UDC Grupo tipos de documento legal (74/DG).

Introduzca la versión para Modificación de encabezado de orden de venta (P4210).

Introduzca la versión del programa Sales Order Entry que desea utilizar para la revisión del encabezado. Si deja en blanco esta opción de proceso, el sistema utilizará la versión ZJDE0001.

Introduzca la versión para Modificación de detalle de orden de venta (P4210).

Introduzca la versión del programa Sales Order Entry que desea utilizar para la revisión del detalle. Si deja en blanco esta opción de proceso, el sistema utilizará la versión ZJDE0001.

Introduzca la versión para Fechas de orden de venta (P42045).

Introduzca una versión del programa Customer Service Inquiry o deje esta opción de proceso en blanco para utilizar la versión ZJDE0001.

Introduzca la versión para Número de dirección de orden de venta (P42045).

Introduzca una versión del programa Customer Service Inquiry o deje esta opción de proceso en blanco para utilizar la versión ZJDE0001.

Introduzca la versión para Detalle de línea de orden de venta (P42045).

Introduzca una versión del programa Customer Service Inquiry o deje esta opción de proceso en blanco para utilizar la versión ZJDE0001.

Introduzca la versión para Servicio al cliente (P4210).

Introduzca la versión del programa Sales Order Entry que desea utilizar para el servicio al cliente. Si deja en blanco esta opción de proceso, el sistema utilizará la versión ZJDE0001.

En este apartado se ofrece una descripción general del proceso de facturación para Chile y de la consulta de órdenes de venta por estado y batch, se enumeran los requisitos y se describe el modo de definir las opciones de proceso de Printing Invoices and Shipping Guides (P76H2565).

La impresión de documentos legales como facturas se encuentra en los sistemas JD Edwards EnterpriseOne Administración de órdenes de venta y JD Edwards EnterpriseOne Cuentas por cobrar según los requisitos legales de Chile. También puede utilizarse el sistema JD Edwards EnterpriseOne Administración de órdenes de venta para imprimir las guías de despacho.

El proceso de facturación en el sistema JD Edwards EnterpriseOne Administración de órdenes de venta se realiza mediante las siguientes tareas:

1. Ejecución del programa Impresión de facturas (R42565)

   Este programa genera las facturas correspondientes, imprimiendo una factura por página y considerando todos los datos pertinentes de acuerdo con los requisitos legales de Chile. Al final del proceso, el sistema emite un documento pdf con el número de batch impreso en el que se incluyen todas las facturas generadas durante este proceso.

2. Numeración de los comprobantes legales

   Con el número de batch generado por el programa Impresión de facturas, se puede acceder al programa de impresión y numerar los comprobantes legales del batch antes de la impresión. El sistema valida la numeración.

3. Impresión de comprobantes

   Una vez numerados los comprobantes, se pueden imprimir.

Oracle recomienda definir una versión específica de la pantalla Impresión de facturas para procesar facturas, boletas de venta y servicios externos (exentos de derecho de aduanas).

Las funciones de resumen de factura por artículo y consolidación de factura por cliente no se incluyen en las localizaciones para Chile. Debe desactivar estas funciones en las opciones de proceso del programa Impresión de facturas (R42565). No se puede ejecutar Facturación o Generación de guías de despacho en modo de prueba.

Se puede numerar e imprimir un batch cada vez. No se puede numerar ningún batch con el estado O (abierto) si no hay un batch anterior con el estado C (cerrado). Esto permite al usuario seguir trabajando mientras el sistema numera los comprobantes.

No se pueden eliminar los batches generados en el sistema JD Edwards EnterpriseOne Administración de órdenes de venta porque el sistema genera estos batches mediante el programa Impresión de facturas. Las facturas se eliminan generando una nota de crédito. Puede eliminar los batches que se generaron en el sistema JD Edwards EnterpriseOne Cuentas por cobrar si el batch y el comprobante tienen el estado abierto. Los comprobantes han de volverse a numerar el mismo día en que se imprimen. Se deben volver a numerar los comprobantes impresos en fechas anteriores.

El proceso de facturación tiene las siguientes funciones:

• Capacidad para generar guías de despacho.

• Capacidad de generar un batch de impresión que incluya las guías de despacho y las facturas.

  Al ejecutar el programa Impresión de facturas, el sistema genera un batch de impresión con las guías de despacho y las facturas.

• Posibilidad de que varios usuarios ejecuten a la vez el programa Impresión de facturas para generar facturas, notas de crédito y débito, facturas de exportación, etc.

• Anulación de facturas automática al volver a numerar.

  Por ejemplo, si existe un problema con la impresión de una factura, el sistema le permite revisar la factura, anularla, volver a numerarla y volver a imprimirla. Al volver a numerar las facturas, el sistema envía automáticamente el documento anulado a una tabla de documentos anulados.

• Diseño flexible que permite personalizar las facturas.

El programa Impresión de facturas llama al programa Printing Invoices and Shipping Guides (P76H2565) que contiene los parámetros de localización para generar los documentos legales.

Estos documentos legales de Chile se generan cuando se ejecuta el programa Printing Invoices and Shipping Guides:

• Facturas

• Boletas

• Guías de despacho

• Notas de crédito

• Notas de débito

• Facturas de exportación

• Notas de débito y crédito de exportación

• Bienes libres de impuestos y facturas de servicio (exento de derechos de aduana)

• Bienes libres de impuestos y boletas de servicio (exento de derechos de aduana)

El programa Printing Invoices and Shipping Guides genera lo siguiente:

• Un batch impreso

  Cada batch impreso comprende varios documentos (facturas, guías de despacho o guías de despacho y facturas juntos), dependiendo de los parámetros que se hayan definido en las opciones de proceso del programa localizado. Los usuarios localizan el batch y el número e imprimen los documentos en el batch.

• Un archivo pdf con el número del batch y el número del documento procesado

  Por ejemplo, el programa genera el batch 428 que consta de 1000 facturas.

• Las facturas, teniendo en cuenta los espacios límite por documento.

  Dependiendo de cómo se defina, las facturas pueden incluir descuentos, datos adjuntos, números de guía de despacho y toda la información legal pertinente.

• Un tipo y número de documento interno

  Los comprobantes no tienen un número legal asignado. Para introducir el número legal e imprimir el comprobante, debe utilizar el programa Lot Review Inquiry (P76H3B50).

• Un documento pdf con un aviso para que el centro de trabajo verifique los errores si el programa no se ejecuta correctamente.

  Los usuarios deben corregir las órdenes de venta, sus estados y ejecutar de nuevo el programa. Las órdenes de venta con errores de facturación tienen un último estado de 931 y uno siguiente de 831 o los estados especificados por el usuario en las opciones de proceso. Esto permite identificar fácilmente las órdenes de venta incorrectas, corregirlas y volverlas a procesar.

Estas son las tablas que utiliza el sistema para los datos localizados:

• F76H3B10: Legal documents Header.

• F76H211: Shipping Guide/Invoices.

• F76H3B50: Print Batch Header.

• F76H3B51: Print Batch Detail.

• F76H3B31: Print Header Image.

• F76H3B32: Print Detail Image.

• F76H3B33: Tax Detail.

• F76H3B34: Sales Order Lines.

• F76H3B35: Sales Order Price Adjustments Detail.

• F76H3B36: Attached Data Detail.

• F76H3B38: Shipping Guide Detail.

Se puede acceder al tipo de comprobante interno y al número de comprobante mediante el número legal de comprobante.

También es posible actualizar el estado siguiente de las órdenes del batch después de imprimir los comprobantes (guía de despacho o factura). La nueva numeración de comprobantes no actualiza el estado de la orden de venta.

Adicionalmente, se pueden consultar los batches según el estado de la orden de venta. Se puede optar por mostrar u ocultar los batches pertenecientes a un rango de estados de orden de venta según las opciones de proceso definidas en la ficha SOP (Proceso de órdenes de venta). Los batches que no están en el rango de estados aparecen en gris claro y se pueden consultar en la información detallada, pero no se puede numerar, volver a numerar o imprimir el batch. Esto permite consultar los batches incluidos en el rango de estados introducido en las opciones de proceso y otros batches de la misma versión batch.

Antes de completar las tareas de este apartado, se deben realizar las siguientes actividades:

• Verifique que las órdenes de venta tienen el código de estado correcto para imprimir las guías de despacho y facturas.

• Defina los tipos de documento legal.

• Defina el diseño de impresión.

• Defina las opciones de proceso para los programas Print Invoices y Printing Invoices and Shipping Guides.

  Introduzca la misma versión en la opción de proceso.

• Defina la relación de los tipos de documento legal.

• Verifique la información de la zona fiscal localizada.

• Defina las reglas de actividad para los tipos de órdenes de venta.

• Defina los códigos de estado.

Las opciones de proceso permiten especificar el proceso por defecto que se utilizará en programas e informes.

1. Documento que se va a generar

Especifique el documento que se generará. Los valores válidos son:

1: Factura, Boleta, N/C o N/D

2: Guía de despacho

3: Guía de despacho y factura simultáneas

2. Serie de emisión

Introduzca 001 para factura, guía de despacho o para factura y guía de despacho simultáneas.

3. Tipo de documento interno

Introduzca el tipo de documento interno (DCT) para la relación con los tipos legales. Por ejemplo, introduzca GD para relacionar los tipos legales en la guía de despacho o introduzca FD para generar las facturas.

4. Guía de despacho

Introduzca el tipo de documento interno (DCT) para la relación con los tipos legales. Por ejemplo, introduzca GD para relacionar los tipos legales en la guía de despacho o introduzca FD para generar las facturas.

1. Unidad de medida de peso para impresión

Introduzca la unidad de medida de peso para imprimirla. Por ejemplo, introduzca KG para las guías de despacho y la factura y guía de despacho simultáneas.

2. Unidad de medida de volumen para impresión

Introduzca la unidad de medida de volumen para imprimirla. Por ejemplo, introduzca M3 para las guías de despacho y la factura y guía de despacho simultáneas.

3. Precio unitario del artículo en guías de despacho

Introduzca un 1 para imprimir el precio unitario del artículo en las Guías de despacho.

1. Último estado de facturas

Introduzca el último código de estado que se va a utilizar en las facturas cuando se detecten errores. Si deja esta opción de proceso en blanco, el valor por defecto es 931.

Siguiente estado de factura

Introduzca el siguiente código de estado que se va a utilizar en las facturas cuando se detecten errores. Si deja esta opción de proceso en blanco, el valor por defecto es 831.

Último estado de guías de despacho

Introduzca el último código de estado que se va a utilizar en las guías de despacho cuando se detecten errores. Si deja esta opción de proceso en blanco, el valor por defecto es 931.

Estado siguiente de guías de despacho

Introduzca el siguiente código de estado que se va a utilizar en las guías de despacho cuando se detecten errores. Si deja esta opción de proceso en blanco, el valor por defecto es 832.

En esta sección se ofrece una descripción general de las fechas de facturas, se muestra una lista de las pantallas utilizadas para modificar las fechas de facturas y se explica cómo configurar las opciones de proceso para el programa Lot of Printing Invoice Date - CHI - 03B (P76H3B53).

Al imprimir facturas mediante el programa Revisión de lote de impresión (R76H3B50), el sistema utiliza la fecha actual del sistema como fecha de la factura. Al definir la opción de proceso para mostrar la pantalla Sustitución fecha factura, el programa Lot of Printing Invoice Date - CHI - 03B (P76H3B53) permite modificar la fecha de factura. Si introduce una fecha nueva para una factura generada desde el sistema JD Edwards EnterpriseOne Administración de órdenes de venta, el sistema comprueba que la fecha introducida sea igual o posterior a la fecha de la orden. El sistema no realiza esta validación para las facturas generadas desde el sistema JD Edwards EnterpriseOne Cuentas por cobrar.

El programa Generación de número de documento legal - CHI - 03B (R76H3B29) utiliza la fecha de la factura introducida en lugar de la fecha en curso.

Las opciones de proceso permiten especificar el proceso por defecto que se utilizará en programas e informes.

Sustituir fecha de factura

Introduzca 1 para mostrar la pantalla Sustitución fecha factura y permitir la modificación de la fecha de la factura.