PDF-Konvertierungsjobs konfigurieren

Durch das Erstellen von Jobs zur Konvertierung in PDF können Sie Dokumente mit der Option PDF in PDFs und Bilddokumente mit der Option Durchsuchbare PDFs in durchsuchbare PDFs konvertieren.

  1. Wählen Sie im Bereich "Prozeduren" links die Prozedur aus.

    Die Konfigurationsseiten für die ausgewählte Prozedur werden rechts angezeigt.

  2. Öffnen Sie die Registerkarte Verarbeitung.

  3. Klicken Sie in der Tabelle Konvertierungsjobs zu PDF auf Konvertierungsjob hinzufügen. Sie können auch auf Konvertierungsjob bearbeiten klicken, um einen vorhandenen Job zu bearbeiten.

    Sie können einen Konvertierungsjob auch kopieren, indem Sie ihn auswählen, auf Konvertierungsjob kopieren klicken und auf Aufforderung einen neuen Namen eingeben. Durch Kopieren eines Jobs können Sie diesen schnell duplizieren und ändern.

  4. Führen Sie auf der Seite "Dokumentauswahl" folgende Aktionen aus:

    1. Führen Sie im Abschnitt Jobdetails die folgenden Schritte aus:

      • Geben Sie einen Namen und eine Beschreibung für den Job ein.
      • In der Dropdown-Liste PDF-Ausgabeformat:
        • Wählen Sie PDF aus, wenn der generierte PDF-Inhaltstyp mit dem Inhaltstyp des Quelldokuments identisch sein soll. Beispiel: Wenn die Quelle ein Set aus Bildern ist, wird eine PDF-Datei mit Bildern generiert. Aus einem Word-Dokument wird dagegen eine Text-PDF erstellt.
        • Wählen Sie Durchsuchbare PDF aus, wenn der PDF-Inhalt durchsuchbar sein soll. Durch Auswahl dieser Option wird die Registerkarte PDF-Einstellungen aktiviert, auf der Sie die Inhaltssprachen auswählen können, auf die die optische Zeichenerkennung (OCR) angewendet werden soll. In der Tabelle PDF - Durchsuchbare Einstellungen - Optische Zeichenerkennung können Sie die erforderlichen Sprachen auswählen, indem Sie die entsprechenden Kontrollkästchen aktivieren. Wenn Sie mehrere Sprachen auswählen, wird die OCR in der Reihenfolge der rechts in der Tabelle unter Ausgewählte Sprachen aufgeführten Sprachen angezeigt. Diese Reihenfolge wird durch die Reihenfolge der Kontrollkästchenauswahl bestimmt. Wenn Sie keine Sprachen auswählen, wird die OCR nur auf Inhalt in englischer Sprache angewendet, da das Kontrollkästchen "Englisch" standardmäßig aktiviert ist.
    2. Führen Sie im Abschnitt Dokumentkonvertierung folgende Schritte aus:

      • Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Dokumente konvertieren.

      • Um Dokumente für bestimmte Dokumentprofile zu verarbeiten, wählen Sie mindestens ein Dokumentprofil im Feld Auf Dokumentprofile beschränken aus. Sie können auch Alle auswählen, um Dokumente für alle definierten Dokumentprofile zu verarbeiten.

    3. Wählen Sie in der Dropdown-Liste Original als Anhangstyp beibehalten den Typ aus, in dem das Originaldokument beibehalten werden soll.

    4. Führen Sie im Abschnitt Anhangskonvertierung folgende Schritte aus:

      • Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Anhänge konvertieren.

      • Um Anhänge für bestimmte Anhangstypen zu verarbeiten, wählen Sie mindestens einen Anhangstyp im Feld Auf Anhangstypen beschränken aus. Sie können auch Alle auswählen, um Anhänge für alle definierten Anhangstypen zu verarbeiten.

      • Wählen Sie in der Dropdown-Liste Original als Anhangstyp beibehalten den Typ aus, in dem der Originalanhang beibehalten werden soll.

  5. Geben Sie auf der Seite "Nachverarbeitung" an, was nach dem Abschluss der Dokumentkonvertierungsverarbeitung geschieht, je nach dem Erfolgsstatus.

    Siehe Nachverarbeitung und Überwachung eines PDF-Konvertierungsjobs konfigurieren.

  6. Prüfen Sie die Einstellungen auf der Seite Zusammenfassung, und klicken Sie auf Weiterleiten, um den Job zu speichern.

  7. Konfigurieren Sie den Batchfluss zur Dokumentkonvertierung in PDF. Siehe Batchfluss für einen PDF-Konvertierungsjob konfigurieren.

  8. Testen Sie den erstellten Konvertierungsjob in PDF.

Nachverarbeitung und Überwachung eines PDF-Konvertierungsjobs konfigurieren

Über die Nachverarbeitungsoptionen eines Konvertierungsjobs können Sie angeben, was nach der Verarbeitung geschieht.

So konfigurieren Sie die Nachverarbeitung und Überwachung eines Konvertierungsjobs:
  1. Wählen Sie im Bereich "Prozeduren" links die Prozedur aus.
    Die Konfigurationsseiten für die ausgewählte Prozedur werden rechts angezeigt.
  2. Öffnen Sie die Registerkarte Prozessor.
  3. In der Tabelle Konvertierungsjobs zu PDF können Sie einen PDF-Konvertierungsjob hinzufügen oder bearbeiten.
  4. Klicken Sie auf die Seite Nachverarbeitung, um die Verarbeitungsoptionen für die erfolgreiche Verarbeitung (ohne Systemfehler) und die nicht erfolgreiche Verarbeitung (mindestens ein Systemfehler) anzuzeigen. Die nächsten Schritte gelten für beide Abschnitte: Wenn kein Systemfehler vorliegt und Wenn Systemfehler vorliegen.
  5. Geben Sie in den Feldern Batchprozessor und Batchprozessorjob gegebenenfalls Verarbeitungsschritte an, die nach Abschluss der Dokumentkonvertierung ausgeführt werden. Mögliche Optionen: Keine, Commit-Prozessor, Erkennungsprozessor, Konvertierungsjobs zu TIFF, Konvertierungsjobs zu PDF, Asset-Lookup-Prozessor oder XML-Transformationsprozessor. Wenn Sie "Erkennungsprozessor" oder Konvertierungen in TIFF/PDF auswählen, geben Sie einen Prozessorjob an.

    Beispiel: Sie können Batches ohne Systemfehler an den Commit-Prozessor senden. Sie können "Keine" für Batches mit Systemfehlern angeben und dann den Batchstatus oder das Präfix ändern, um die weitere Verarbeitung im Client zu erleichtern.

  6. Geben Sie im E-Mail-Adressfeld optional eine Adresse ein, an die eine E-Mail gesendet wird, wenn die Verarbeitung erfolgreich oder mit Fehlern abgeschlossen wurde. Beim Konfigurieren und Testen eines Konvertierungsprozessorjobs können Sie sich selbst als Empfänger für E-Mail-Benachrichtigungen bei Systemfehlern festlegen und später automatisch einen Administrator über Verarbeitungsfehler benachrichtigen.
  7. Geben Sie in den restlichen Feldern an, wie verarbeitete Batches geändert werden sollen.

    • Benennen Sie Batches um, indem Sie ein Präfix hinzufügen. Beispiel: Benennen Sie nicht erfolgreiche Batches mit dem Präfix ERR zur Nachverfolgung um.

    • Ändern Sie den Batchstatus oder die Priorität. Beispiel: Sie können den Status von Batches mit Systemfehlern ändern und ein Clientprofil erstellen, mit dem Batches nach diesem Status gefiltert werden. Dann können qualifizierte Benutzer Batches mit Fehlern manuell bearbeiten und abschließen.

  8. Klicken Sie auf Weiterleiten, um den Job zu speichern.

Batchfluss für einen PDF-Konvertierungsjob konfigurieren

Um einen PDF-Konvertierungsjob auszuführen, müssen Sie dem Job Batches zur Verarbeitung zuführen. Dazu legen Sie die PDF-Konvertierung als Nachverarbeitungsschritt in einem Clientprofil oder anderem Prozessorjob fest.

Sie können Batchflüsse von den folgenden Elementen konfigurieren:

PDF-Konvertierungsjobs deaktivieren oder löschen

Wenn Sie einen PDF-Konvertierungsjob löschen, ist er nicht mehr für Batches verfügbar, für die er als Nachverarbeitungsschritt eingerichtet wurde. Wenn ein für die Nachverarbeitung festgelegter Job nicht verfügbar ist, wird für den Batch ein Fehler angezeigt. Möglicherweise empfiehlt es sich, einen Job vor dem Löschen eine Weile offline zu setzen, damit Sie unerwartete Probleme im Zusammenhang mit dessen Löschung beheben können. Onlinekonvertierungsjobs werden ausgeführt, wenn sie in einem Clientprofil oder auf der Seite "Nachverarbeitung" eines Prozessorjobs ausgewählt wurden. Sie können einen Job vorübergehend anhalten (offline setzen) oder einen deaktivierten Job wieder für die Ausführung aktivieren.

So deaktivieren oder löschen Sie einen PDF-Konvertierungsjob:
  1. Wählen Sie im Bereich "Prozeduren" links die Prozedur aus.
    Die Konfigurationsseiten für die ausgewählte Prozedur werden rechts angezeigt.
  2. Öffnen Sie die Registerkarte Verarbeitung.
  3. Um einen Job zu deaktivieren, wählen Sie ihn in der Tabelle Konvertierungsjobs zu PDF aus, und klicken Sie auf PDF-Konvertierungsjob deaktivieren oder aktivieren.

    Sie können einen PDF-Konvertierungsjob auch deaktivieren oder aktivieren, indem Sie auf der Seite "Dokumentauswahl" das Feld Online auswählen oder seine Auswahl aufheben.

  4. Wählen Sie den deaktivierten Job in der Tabelle Konvertierungsjobs zu PDF aus, und klicken Sie auf PDF-Konvertierungsjob löschen.
  5. Wenn Sie dazu aufgefordert werden, bestätigen Sie das Löschen dieses Konvertierungsjobs durch Klicken auf Ja.