18 Importul documentelor electronice

Puteţi importa documente imagine, precum mai multe fişiere TIFF, şi documente care non-imagine, precum fişiere Microsoft Word, dacă vă permite profilul clientului.

Când importaţi documente non-imagine, Content Capture utilizează setarea profilului de client şi există trei posibilităţi:
  • Converteşte fişierele într-un document imagine cu mai multe pagini, ca şi cum l-aţi fi scanat. În panoul documentului, este afişată o singură miniatură pt. fiecare imagine. Puteţi selecta şi edita pagini individuale (de exemplu, mutare şi rotire pagini).
  • Importă fişierul şi-l păstrează în formatul său nativ. În panoul de documente este afişată o miniatură pt. fiecare pagină care nu este imagine, până la un număr maxim setat în profilul clientului. Puteţi indexa documentul, dar nu-i puteţi edita paginile.
  • Împiedică importul fişierului şi afişează un mesaj de eroare. Dacă aţi selectat pt. import mai multe fişiere non-imagine şi aţi specificat că trebuie creat un singur document pt. toate fişierele de import, Content Capture Client va afişa un mesaj de eroare care indică faptul că selecţia este nevalidă.

De fiecare dată când importaţi, precizaţi cum trebuie create documentele din set dacă sunt selectate mai multe fişiere: Mai precis, creaţi un document pt. toate fişierele de import sau pt. fiecare fişier de import. Nu se pot importa mai multe fişiere non-imagine într-un singur document.

Notă:

Puteţi seta şi captarea automată a documentelor electronice din folderele de fişiere monitorizate sau din contul de e-mail. Pentru informaţii, consultaţi Configurarea agentului de import de fişiere.

Iată principalele sarcini pe care le faceţi când importaţi documente în Content Capture Client:

  1. Configurarea sursei importului şi a setărilor de import

  2. Importul documentelor

Configurarea sursei importului şi a setărilor de import

Pentru a specifica importul ca sursă de captare:

  1. În panoul seturilor, faceţi clic în partea dreaptă a butonului Setări/Sursă captare, selectaţi Sursă de import şi apoi faceţi clic pe Captare pentru a începe importarea fişierelor.
  2. În câmpul Director de import, specificaţi o locaţie din care trebuie selectate fişierele pentru import.
  3. Pentru importa fişiere de un anumit tip, selectaţi tipul în câmpul Tip fişier.
  4. În câmpul Setări rotire , selectaţi un unghi de rotire (0, 90, 180 sau 270). Capture roteşte imaginile în cursul importului, conform specificaţiilor.
  5. Bifaţi câmpul Ştergere fişiere sursă după import pt. a şterge imaginile din directorul de import după ce sunt importate cu succes.
  6. Faceţi clic pe OK pt. a salva setările.

Importul documentelor

Puteţi importa fişiere imagine (precum TIFF-uri cu mai multe pagini) sau fişiere non-imagine (precum fişiere Microsoft Word sau PDF) în Content Capture. Când importaţi fişiere non-imagine, profilul de client selectat stabileşte dacă fişierele trebuie convertite într-un format imagine, dacă trebuie importate în formatul lor nativ sau dacă importul lor va fi interzis.

Asiguraţi-vă că este selectat profilul de client dorit în Content Capture Client.
Pt. a importa documente:
  1. Faceţi una dintre următoarele acţiuni, după caz:
    1. În Content Capture Client, dacă este cazul, faceţi clic în partea dreaptă de la Setări captare/Sursă captare şi selectaţi Sursă import pt. a indica importul în loc de scanare şi faceţi clic pe Captare.
    2. Într-o aplicaţie de afaceri, faceţi clic pe Import pe pagina unei înregistrări de afaceri.
  2. În dialogul Import, indicaţi modul de creare a documentelor (un document din mai multe fişiere sau un document per fişier), şi faceţi clic pe OK.
  3. În dialogul Selectare fişiere pt. import, selectaţi unul sau mai multe fişiere de importat şi faceţi clic pe OK.

    Este selectat un set nou, ce conţine fişierele importate, în panoul de seturi.

  4. Examinaţi, editaţi şi indexaţi documentele cupă necesităţi. Câmpurile de metadate pot să conţină deja valori.
  5. Pt. a capta mai multe seturi, faceţi clic pe Captare în panoul fişierului.
  6. Eliberaţi seturile selectând unul sau mai multe seturi din panoul de seturi şi făcând clic pe Eliberare set.