21 Administrarea seturilor

Un set include imagini, pagini şi documente electronice scanate, pe care le puteţi organiza logic şi le puteţi stoca într-un repository. După ce aţi scanat sau importat documente, le puteţi indexa, edita şi debloca.

Atunci când creaţi seturi, acestea sunt denumite automat utilizând prefixul profilului din cadrul clientului (de exemplu SCANARE sau IMPORT), urmat de un număr de secvenţă intern.

  • Seturile sunt blocate automat pt. dvs. când le creaţi prin scanare sau import sau când le deschideţi (le extindeţi).

    Notă:

    Când seturile sunt lăsate blocate pentru utilizatorii care nu mai au disponibilitatea de deblocare, administratorii Content Capture pot debloca aceste seturi pentru o procesare ulterioară.

  • Dacă nu există procese definite pentru eliberare şi totuşi deblocaţi seturi, documentele şi metadatele sunt trimise către repository-ul Oracle Content Management şi ele sunt deblocate.

  • Dacă aţi selectat un proces de eliberare disponibil şi aţi eliberat seturile, următoarea acţiune efectuată asupra unui set depinde de procesul de eliberare selectat. În cursul eliberării setului, o bară de stadiu se deplasează către dreapta în numele setului pt. a indica stadiul eliberării. Puteţi selecta alte seturi cu care să lucraţi în timp ce deblocarea setului continuă în fundal.

  • După eliberare, următoarea acţiune efectuată asupra unui set depinde de setările profilului clientului. Seturile se pot muta către un pas de post-procesare, cum ar fi recunoaşterea codului de bare, conversia documentului (PDF/TIFF) sau confirmarea la repository-ul din Oracle Content Management. Sau ele pot deveni deblocate, permiţând utilizatorilor să le blocheze şi să le editeze. De exemplu, după ce operatorii de scanare creează, examinează şi editează seturile, pot să le elibereze pt. ca operatorii de indexare să le selecteze, indexeze şi elibereze pt. post-procesare.

Iată ce puteţi face cu seturile pe care le administraţi:

Modificarea informaţiilor despre seturi

Este posibil ca unui lot să i se fi asignat o prioritate şi o stare prestabilite, de către profilul clientului. Îi puteţi asigna un număr de prioritate de la 0 la 10, unde 10 este cea mai ridicată. De asemenea, puteţi ataşa unui set o stare, din opţiunile de stare disponibile. În mod asemănător, puteţi ataşa o notă unui set, ca memento sau pentru a alerta alţi utilizatori care pot lucra asupra setului. De exemplu, puteţi introduce o notă care să indice că lipseşte o pagină dintr-un anumit document din set.

Pentru a modifica informaţiilor setului:
  1. În panoul Set, selectaţi un set.

    Informaţiile despre set sunt afişate în panoul din dreapta. Câmpurile Prioritate, Stare şi Note set sunt editabile dacă setul este blocat de dvs.

  2. Efectuaţi următoarele, după cum este necesar:
    1. În câmpul Prioritate, selectaţi un număr nou pt. prioritate, între 0 şi 10.
    2. Din câmpul Stare, selectaţi o stare nouă.
    3. În câmpul Note set, introduceţi, modificaţi sau ştergeţi text.
  3. Faceţi clic pe Aplicare.
    Modificările sunt afişate în lista panoului Set.

Eliberarea seturilor

Un profil de client poate include mai multe procese de eliberare. Pentru a elibera un set, alegeţi din listă procesul de eliberare necesar.

Pentru a elibera seturi:
  1. Din panoul Set, selectaţi unul sau mai multe seturi.
  2. Dacă profilul clientului include mai multe procese, din lista derulantă aflată în partea dreaptă în Eliberare set, selectaţi un proces de eliberare şi apoi faceţi clic pe Eliberare set. Ca alternativă, puteţi să faceţi clic dreapta pe unul sau mai multe seturi din panoul Set, selectaţi Eliberare set şi apoi selectaţi una dintre acele opţiuni pentru procesul de eliberare care au fost configurate pentru dumneavoastră. De asemenea, aceste opţiuni sunt disponibile dacă selectaţi unul sau mai multe documente într-un set din panoul Set.

    Este afişată o bară pe numele setului, care se deplasează către dreapta pentru a indica stadiul eliberării. În timpul eliberării, puteţi selecta alte seturi şi documente pt. a lucra cu ele.

    Notă:

    Seturile eliberate sunt reactualizate periodic, dacă activaţi preferinţa din cadrul clientului Reactualizare automată seturi.

  3. Opţional, faceţi clic pe Reîmprospătare listă de seturi pentru a vizualiza noua stare a setului. După ce eliberarea s-a încheiat, se va întâmpla una din următoarele:

    • Setul va dispărea din panoul de seturi, precum după o confirmare reuşită.

    • Pictograma setului afişează un indicator de procesare, indicând faptul că procesarea acestuia continuă.

    • Pictograma setului afişează un indicator de eroare, indicând faptul că unul sau mai multe dintre documentele acestuia au întâmpinat o eroare.

Căutarea seturilor sau filtrarea listei

Puteţi căuta seturi după nume, dată, stare, prioritate şi starea de procesare. Reţineţi că lista filtrată include întotdeauna seturile blocate pt. dvs., în plus faţă de rezultatele căutării.

Pentru a căuta seturi:

  1. În panoul Set, faceţi clic pe Căutare set.

  2. În dialogul Criterii de căutare set, precizaţi modul în care trebuie căutate seturile cu ajutorul criteriilor listate în tabel.

    Puteţi specifica mai multe opţiuni de căutare. Reţineţi că toate câmpurile de căutare specificate trebuie să corespundă unui set de căutat, deşi doar o valoare din cadrul unui câmp de căutare trebuie să corespundă. De exemplu, dacă selectaţi Urgent în câmpul Stare şi 8, 9 şi 10 în câmpul Prioritate, vor fi găsite seturile cu starea Urgent ŞI prioritatea 8, 9 SAU 10. Pe de altă parte, seturile cu starea Urgent, dar prioritatea 0 sau seturile fără nicio stare şi prioritatea 8, 9 sau 10 nu vor fi găsite.

    Tabelul 21-1 Criterii de căutare set

    Criterii de căutare Descriere

    Nume set

    Introduceţi un nume de set de căutat. Puteţi specifica un nume parţial, urmat de %, care să corespundă unuia sau mai multor caractere. De exemplu, valoarea Set% va corespunde seturilor denumite Set15 şi Seturi214.

    Data - De la/La

    Căutaţi seturile create într-un interval de date, făcând clic pe butonul de calendar adiacent câmpului de dată şi selectând o dată iniţială şi o dată finală.

    Stare

    Căutaţi seturi după starea asignată lor, selectând una sau mai multe stări. Vor corespunde seturile cărora le-a fost asignată oricare dintre stările selectate.

    Prioritate

    Căutaţi seturi după prioritatea asignată lor, selectând una sau mai multe priorităţi. Vor corespunde seturile cărora le-a fost asignată oricare dintre priorităţile selectate.

    Stare set

    Căutaţi seturi după starea asignată lor în sistem, selectând una sau mai multe stări. Vor corespunde seturile cărora le-a fost asignată oricare dintre stările de procesare selectate. Stările disponibile pt. seturi includ:

    • Pregătit: Seturile nu sunt blocate şi nu au generat erori

    • Blocat: Seturile sunt blocate de un utilizator

    • Eroare: A survenit o eroare într-unul sau mai multe documente din set

    • În curs de procesare: Seturile sunt momentan în curs de procesare cu un procesor sau un job de procesor

  3. Faceţi clic pe OK.

    Rezultatele filtrate ale căutării sunt afişate în panoul de seturi. Reţineţi că seturile blocate pt. dvs. sunt afişate întotdeauna în panoul de seturi, indiferent de setările de filtrare a seturilor, şi că filtrarea seturilor se păstrează când reîmprospătaţi lista de seturi, până când este eliminată.

Pentru a elimina un filtru de căutare:

  1. În panoul Set, faceţi clic pe Căutare.
  2. În dialogul Criterii de căutare set, faceţi clic pe Golire criterii, apoi faceţi clic pe OK.

    Panoul Set nu va mai filtra lista după criteriile de căutare.

Erori la procesarea seturilor

Ocazional, puteţi întâlni erori când lucraţi cu seturile şi le eliberaţi. Puteţi rezolva anumite erori obişnuite, pe baza explicaţiilor furnizate pt. erori. În alte cazuri, este posibil să fie necesar să contactaţi managerul de proceduri şi să furnizaţi numele setului şi eroarea afişată.

Erori la lucrul cu seturile

Când încercaţi să vizualizaţi un document non-imagine într-o aplicaţie asociată, dacă există o eroare la încercarea de deschidere a documentului în aplicaţia asociată, clientul afişează mesajul de eroare: A eşuat deschiderea documentului într-o aplicaţie asociată. Este posibil să nu existe nicio aplicaţie asociată cu acest tip de document.

Erori după deblocarea seturilor

  • Dacă survine o eroare la un set după ce-l eliberaţi, cum ar fi într-un pas de post-procesare, setul respectiv se poate afişa ca blocat pentru dumneavoastră în panoul Set. (Reţineţi că este posibil ca o post-procesare să fi redenumit setul.) Puteţi să faceţi clic dreapta pe pictograma erorii documentului şi să selectaţi Afişare eroare set din meniu, pentru a vizualiza detaliile erorii.

  • Dacă aţi eliberat un set fără a completa toate câmpurile de metadate obligatorii din fiecare document, survine o eroare în cazul în care Content Capture este setat să confirme setul ca un pas de post-procesare. De obicei, toate documentele sunt confirmate şi eliminate din set. Totuşi, documentele care conţin erori rămân în set. Pentru a rezolva eroarea, deschideţi setul, completaţi toate câmpurile de metadate obligatorii din toate documentele (care au un asterisc * afişat în stânga numelor) şi eliberaţi setul din nou.

Căutare erori set

Pt. a revizui erorile asociate cu documentele dintr-un set:
  1. În panoul Set, faceţi clic dreapta pe un set cu semnul de avertizare care indică faptul că setul are erori.
  2. Din meniul contextual, alegeţi Afişare erori set.
    Se afişează dialogul Erori procesare set.
  3. În dialogul Erori procesare set, selectaţi fiecare rând pt. a vedea erorile asociate cu documentul.
    Mesajele de eroare se afişează în caseta Mesaj.
  4. Faceţi clic pe Închidere după ce aţi verificat erorile.