Oracle Documents Cloud migreren naar Oracle Content Management

Als u voorheen Oracle Documents Cloud Service gebruikte, moet u migreren naar Oracle Content Management wanneer u uw abonnement verlengt.

Wat u moet weten voordat u uw abonnement verlengt en naar Oracle Content Management migreert:

Elke gebruiker krijgt 100 GB opslagruimte. U kunt opslag toevoegen door meer gebruikers aan te schaffen. Om ervoor te zorgen dat u genoeg opslagruimte hebt, schaft u voldoende gebruikers aan voor de 500 GB opslagruimte die bij Oracle Documents Cloud Service zijn meegeleverd en de eventuele aanvullende opslagpakketten die u hebt aangeschaft. Als u bijvoorbeeld 5 opslagpakketten had in Oracle Documents Cloud Service, betekent dit dat u in totaal 1000 GB opslag had. U koopt dus tien standaard- en/of Enterprise gebruikers in Oracle Content Management.
Hoewel gebruikers de toegang tot het systeem niet zouden mogen verliezen, kunt u de migratiestappen het beste buiten kantooruren uitvoeren om problemen te voorkomen.
Als uw order voor verlenging wordt doorgevoerd, kunt u een e-mail ontvangen met de melding dat uw abonnement is opgeschort. Gebruikers kunnen nog steeds de instance blijven gebruiken wanneer het abonnement is opgeschort. Het systeem blijft onderbroken tot u de migratiestappen hebt voltooid.

Wanneer u uw order voor verlenging via Oracle Services hebt ingediend, ontvangt u een e-mail met de melding dat uw abonnement is verwerkt. Ga na ontvangst van deze e-mail door met de volgende stappen:

Meld u aan bij Oracle Cloud als de cloudaccountbeheerder. U vindt uw accountnaam en inloggegevens in uw welkomstbericht.
Klik op de Documents service-instance die u wilt migreren. Elke instance moet afzonderlijk worden gemigreerd.
Klik op het menupictogram:
- Als u de optie Wijzigen niet ziet staan, is de migratie automatisch uitgevoerd en kunt u de overige stappen overslaan.
- Als u de optie Wijzigen wel ziet staan, gaat u door met de migratiestappen.
Klik op Wijzigen.
Op de pagina 'Wijzigen' in Oracle Content Management moeten nu opties voor Oracle Content Management worden weergegeven (bijvoorbeeld 'Aanvullend aantal standaardgebruikers', 'Aanvullend aantal Enterprise gebruikers'). Als u deze opties niet ziet, is uw order voor verlenging nog niet voltooid. Neem contact op met Oracle Customer Support.
Als uw abonnement is opgeschort, moet u het systeem leegmaken om de opgeschorte status te wissen. Stel alle aanspraken in op "0". Voer 0 in voor Aanvullend aantal standaardgebruikers, Aanvullend aantal Enterprise gebruikers en Aanvullend aantal pakketten voor dagelijkse bezoekerssessies.

Opmerking:
U hoeft deze stap niet uit te voeren als uw abonnement niet is opgeschort.

U kunt pas doorgaan met de volgende stap als u een e-mail hebt ontvangen met de melding dat uw abonnement niet langer is opgeschort.
Klik op het menupictogram en selecteer Wijzigen.
Voer het aantal standaardgebruikers, Enterprise gebruikers en bezoekers in dat van deze instance gebruik gaat maken. Zie voor meer informatie: Taak- en functievergelijking per applicatierol.
Alle Oracle Documents Cloud Service gebruikers worden automatisch gewijzigd in standaardgebruikers. Ze hebben toegang tot alle inhoud en functies waartoe ze vóór de migratie ook toegang hadden.
Wijs de rol Enterprise gebruiker toe aan gebruikers die u toegang wilt verlenen tot functies voor Enterprise gebruikers. Zie Rollen aan groepen toewijzen met een traditionele Cloud account en Gebruikers aan groepen toewijzen met een traditionele Cloud account.

Zie Gebruikers kunnen zich na migratie niet aanmelden (opslagoverschrijding). voor het oplossen van problemen.

Na de migratie kunt u gebruikers, groepen en toegang beheren en de service controleren, net zoals elke andere onbemeterde Oracle Content Management instance.

Gebruikersrollen in Oracle Documents Cloud

Er zijn diverse vooraf gedefinieerde gebruikersrollen voor Oracle Documents Cloud die bepalen wat gebruikers kunnen doen. Bepaalde functionaliteit is alleen beschikbaar voor gebruikers met specifieke gebruikersrollen. Personen kunnen indien nodig meerdere gebruikersrollen hebben. U kunt bijvoorbeeld een persoon aanwijzen als zowel accountbeheerder als servicebeheerder. Deze gebruikersrollen worden toegewezen door de identiteitsdomeinbeheerder. Zie Rollen aan groepen toewijzen met een traditionele Cloud account en Gebruikers aan groepen toewijzen met een traditionele Cloud account voor informatie over het toewijzen van gebruikersrollen.

Bezoekers kunnen bepaalde sites bekijken, publieke koppelingen gebruiken en Oracle Content Management inhoud bekijken die is ingesloten in apps of websites. Anonieme gebruikers (gebruikers die zich niet hebben aangemeld) worden als bezoekers gerekend. Zie Sitebeveiliging wijzigen in Building Sites with Oracle Content Management.

Gebruikers die Oracle Content Management daadwerkelijk gaan gebruiken, moeten de rol Servicegebruiker hebben, naast eventuele andere aan hen toegewezen rollen.

Servicegebruikers van Oracle Documents Cloud zijn gelijk aan standaardgebruikers van Oracle Content Management. Functies waarbij in de documentatie wordt vermeld dat deze door Enterprise gebruikers kunnen worden gebruikt, zijn niet beschikbaar in Oracle Documents Cloud.

Elke gebruiker met een toegekende gebruikersrol, of dit nu een beheerder of eindgebruiker is, wordt als één gebruiker gerekend. Elke gebruiker wordt meegerekend in het totale aantal gebruikers dat voor de service is toegestaan, met uitzondering van bezoekers. Gebruik door bezoekers wordt meegeteld als onderdeel van de dagelijkse bezoekerssessies. Zie voor meer informatie: Bezoekerssessies: Uitleg.

Elke gebruiker telt slechts als één gebruiker, ongeacht hoeveel gebruikersrollen er aan de desbetreffende gebruiker zijn toegewezen.

Zie Beheerinterfaces voor informatie over hoe u naar de in de tabel vermelde interfaces kunt gaan.

Gebruikersrol (vet weergegeven naam van de gebruikersrol)	Toegang en acties	Opmerkingen
Accountbeheerder	Accountbeheerders voeren in de applicatie 'Mijn account' de volgende handelingen uit: Identiteitsdomeinen activeren en beheren. Een service activeren. Services voor alle identiteitsdomeinen en datacenters bewaken en beheren. Identiteitsdomeinbeheerders en andere accountbeheerders maken. Zie Beheer van Mijn account in Managing and Monitoring Oracle Cloud.	Accountbeheerders worden ingesteld wanneer de account wordt gemaakt. Ze gebruiken hun Oracle account om zich aan te melden bij Oracle Cloud. Neem contact op met uw primaire accountbeheerder als u accountbeheerderstoegang nodig hebt maar hier niet over beschikt. Als u wilt dat accountbeheerders Oracle Content Management kunnen gebruiken en de serviceconfiguratie wijzigen, moeten zij ook de rol Servicegebruiker hebben.
Identiteitsdomeinbeheerder (Identiteitsdomeinbeheerder)	Vanuit de Infrastructure Classic Console: Gebruikersaccounts maken en beheren. Gebruikersrollen toewijzen en beheren, inclusief het maken van aangepaste gebruikersrollen.	Toegewezen op domeinniveau. Werkt over meerdere services. Identiteitsdomeinbeheerders voeren dezelfde taken uit als een servicebeheerder, en kunnen daarbij ook beheertaken uitvoeren met betrekking tot gebruikers. Er is slechts één service per identiteitsdomein voor Oracle Content Management. Eén beheerder vervult zowel de functie van servicebeheerder als identiteitsdomeinbeheerder.
Aansprakenbeheerder De notatie van de rolnaam is servicenaam_SE Aansprakenbeheerder op basis van servicenaam; bijvoorbeeld: documents_SE Aansprakenbeheerder op basis van documentenservice.	Vanuit de Infrastructure Classic Console: Details van service-instances maken, beheren en bekijken. Dit is van toepassing wanneer u geabonneerd bent op een aanspraak voor het maken van meerdere instances van Oracle Content Management. De status van service-instances bewaken en metricgegevens van instances exporteren. Zie voor meer informatie: Een Oracle Cloud account maken.	Toegewezen op serviceniveau.
Servicebeheerder (Oracle Documents Cloud beheerder)	Vanuit de Infrastructure Classic Console: Gebruikersrollen toewijzen. Wachtwoorden en controlevragen van gebruikers wijzigen. Service-instances configureren, bewaken en beheren. Vanaf de Oracle Content Management interface Beheer: Systeem: Algemene instellingen configureren zoals huisstijl, meldingen activeren en standaardtijdzone en -taal. Gebruikersinstellingen configureren zoals het synchroniseren van profielgegevens, het instellen van de standaardrol voor nieuwe leden die aan mappen worden toegevoegd, en het overdragen van het eigenaarschap van inhoud. Documentinstellingen configureren zoals opslagquota, het activeren van openbare koppelingen en het instellen van beperkingen voor de bestandsgrootte en bestandstypen die kunnen worden geladen. Aangepaste eigenschappen configureren (moet ook de rol Enterprise gebruiker hebben). Site-instellingen configureren zoals of sites kunnen worden gemaakt, en het installeren van de standaardsitesjablonen. Vanaf de interface Oracle Content Management Beheer: Integraties: Andere bedrijfsapplicaties integreren zoals beschreven in Integrating and Extending Oracle Content Management Vanaf de interface Oracle Content Management Analyse: Statistieken voor servicegebruik en inhoudmetrics weergeven om u te helpen behoeften of problemen van het systeem te analyseren. Rapporten bekijken.	Servicebeheerders moeten ook de rol Servicegebruiker hebben om Oracle Content Management te kunnen gebruiken.
Sitebeheerder (Oracle Content and Experience sitebeheerder)	Vanaf de pagina Oracle Content Management Sites: Sites maken Vanaf de pagina Oracle Content Management Ontwikkelaar: Sjablonen, componenten en thema's maken Zie Site-instellingen configureren.	Deze rol is van toepassing als de servicebeheerder Oracle Content Management zo heeft geconfigureerd dat alleen sitebeheerders sites, sjablonen of componenten kunnen maken. Sitebeheerders moeten ook de rol Servicegebruiker hebben om Oracle Content Management te kunnen gebruiken.
Ontwikkelaar (CECDeveloperUser)	Vanaf de pagina Oracle Content Management Sites: Sites maken, bewerken en publiceren, tenzij deze functie is voorbehouden aan sitebeheerders Vanaf de pagina Oracle Content Management Ontwikkelaar: Sjablonen, componenten en thema's maken, tenzij deze functies zijn voorbehouden aan sitebeheerders	Ontwikkelaars moeten ook de rol Servicegebruiker hebben om Oracle Content Management te kunnen gebruiken.
Servicegebruiker (Oracle Documents Cloud servicegebruiker)	Vanuit Oracle Content Management hebben servicegebruikers toegang tot: Inhoud beheren (documenten bekijken, uploaden en bewerken). Inhoud en sites met anderen delen. Samenwerken via gesprekken (onderwerpen bespreken, directe berichten verzenden naar anderen, vlaggen toewijzen aan anderen, aantekeningen toevoegen aan documenten) Personen volgen. Sites maken, bewerken en publiceren, tenzij deze functie is voorbehouden aan sitebeheerders Sjablonen, componenten en thema's maken, tenzij deze functies zijn voorbehouden aan sitebeheerders Aangepaste eigenschappen beheren en bekijken, en waarden bewerken.	Voor gebruik met een abonnement op Oracle Documents Cloud Service. Gebruikers die Oracle Content Management daadwerkelijk gaan gebruiken, moeten de rol Servicegebruiker hebben. Deze rol wordt niet standaard aan een gebruiker toegewezen.
Bezoeker (Oracle Content and Experience bezoeker)	Toegang tot sites die beperkt zijn tot bezoekers.	Deze rol is van toepassing als een site zo is ingesteld dat deze alleen toegankelijk is voor bezoekers. Als die beperking actief is, hebben alleen gebruikers met deze rol toegang tot de site. Zie Sitebeveiliging wijzigen in Building Sites with Oracle Content Management. Bezoekers hebben geen licentie nodig. Gebruik door bezoekers wordt meegeteld als onderdeel van de dagelijkse bezoekerssessies. Zie voor meer informatie: Bezoekerssessies: Uitleg.
Externe gebruiker (CECExternalUser)	Gereserveerd voor toekomstig gebruik	Gebruik deze rol niet. Gebruikers met deze rol kunnen de gebruikersinterface van Oracle Content Management niet gebruiken.

Problemen oplossen in Oracle Documents Cloud Service

In deze sectie wordt u geholpen met het oplossen van problemen in Oracle Documents Cloud Service.

Ik moet mijn instance kleiner maken

Opmerking:

U kunt een instance alleen kleiner maken als u een klant bent van Oracle Documents Cloud Service. Als u Oracle Content Management hebt aangeschaft of een migratie naar deze oplossing hebt uitgevoerd, kunt u deze procedure niet gebruiken. Neem contact op met Oracle Support.

Als u voor een instance minder gebruikers of opslag nodig hebt dan verwacht, kunt u deze kleiner maken.

Als u het aantal gebruikers vermindert en bestaande gebruikers moet verwijderen, wijst u hun inhoud opnieuw toe en verwijdert u de gebruikers. Zie voor meer informatie: Gebruikers beheren met een traditionele Cloud account en Eigendom van bestanden overbrengen.
De service wijzigen:
1. Meld u aan bij Oracle Cloud als de cloudaccountbeheerder. U vindt uw accountnaam en inloggegevens in uw welkomstbericht.
2. Klik op de service-instance die u kleiner wilt maken.
  Als u meerdere instances kleiner wilt maken, moet elke instance afzonderlijk kleiner worden gemaakt.
3. Klik op het menupictogram en selecteer Wijzigen.
4. Verminder het aantal gebruikers of opslagpakketten door negatieve getallen in te voeren. Als u bijvoorbeeld het aantal gebruikers met 10 wilt verminderen, vult u —10 in.

Gebruikers kunnen zich na migratie niet aanmelden (opslagoverschrijding).

Als sommige gebruikers zich niet kunnen aanmelden na uw migratie van Oracle Documents Cloud Service naar Oracle Content Management, of als u een e-mail hebt ontvangen met de melding dat er sprake is van een inbreuk op de opslag, dan komt dat omdat er niet genoeg gebruikers zijn geïnitialiseerd voor de opslagbehoeften voor de instance. Er gaan geen gegevens verloren. U hoeft alleen maar meer gebruikers te initialiseren.

Meld u aan bij Oracle Cloud als de cloudaccountbeheerder. U vindt uw accountnaam en inloggegevens in uw welkomstbericht.
Klik op de service-instance waarvoor u meer opslagruimte wilt toevoegen.
Klik op het menupictogram en selecteer Wijzigen.
Op de pagina 'Wijzigen' in Oracle Content Management moeten nu opties voor Oracle Content Management worden weergegeven (bijvoorbeeld 'Aanvullend aantal standaardgebruikers', 'Aanvullend aantal Enterprise gebruikers'). Als u deze opties niet ziet, is uw order voor verlenging nog niet voltooid. Neem contact op met Oracle Customer Support.
Op de pagina 'Wijzigen' in Oracle Content Management werkt u het aantal gebruikers bij om te voldoen aan de opslagbehoeften voor de instance. Elke gebruiker krijgt 100 GB opslagruimte. Dus als in de e-mail staat dat u de opslaglimiet met 500 GB hebt overschreden, moet u vijf gebruikers toevoegen.