È possibile rendere automatiche l'importazione e l'acquisizione di file da una cartella monitorata in un computer. Quando si crea un job di importazione, è possibile designare qualsiasi cartella come cartella monitorata. Il processore di importazione monitorerà la cartella designata ed elaborerà tutti i file. È inoltre possibile creare un job di importazione in cui si indica al processore di importazione di leggere i file lista (di testo) che elencano i file da importare, insieme ai relativi metadati.
Si supponga uno scenario in cui i dipendenti di un'organizzazione eseguano la scansione delle note spese con un dispositivo multifunzione e le memorizzino in una cartella di rete della società. In questo caso sono necessari un job di importazione che utilizzi una cartella come tipo di origine e l'agente di importazione file installato nel computer in cui risiede la cartella delle note spese. Se il volume dei documenti sottoposti a scansione è elevato, è possibile impostare l'agente di importazione file in più computer in grado di accedere alla cartella di rete. In questo modo i documenti sottoposti a scansione possono risiedere in sottocartelle e le varie istanze dell'agente di importazione file in esecuzione in un computer diverso possono elaborare contemporaneamente le sottocartelle. Il processore di importazione, tramite il job di importazione da cartella, monitora la cartella a intervalli regolare e, tramite l'agente di importazione file, recupera i nuovi file e li converte in batch.
Quando si crea un job di importazione con una cartella come origine, è possibile specificare i tipi di file che il job di importazione deve monitorare: TIFF, PDF o tutti i file. È inoltre possibile specificare se ogni file deve essere un singolo batch o se un batch deve includere tutti i file di un determinato tipo o più tipi. Un batch può includere al massimo 500 file. Il processore di importazione offre inoltre la flessibilità necessaria per specificare l'ordine di elaborazione dei file di un determinato tipo. È possibile scegliere di eliminare i file di origine dopo che sono stati elaborati. Per configurare un job di importazione da cartella, attenersi alla procedura descritta in Configurare l'importazione dei file da una cartella.
È inoltre possibile creare un job di importazione mediante il quale il processore di importazione monitora una cartella e legge un file lista (di testo) che contiene i record che identificano i dati da importare in Content Capture: file, file allegati e, facoltativamente, i valori dei metadati da assegnare ai file. Per configurare un job di importazione da file lista, attenersi alla procedura descritta in Configurare l'importazione da file lista. Dopo aver configurato il job di importazione, è necessario impostare l'agente di importazione file.
Nota:
Può succedere che l'agente di importazione file subisca un arresto anomalo o perda la connettività durante l'elaborazione di un job file lista. Se l'agente non torna attivo durante il periodo predefinito di 60 minuti, i file caricati in precedenza vengono rilasciati in modo forzato e contrassegnati come completati sul server. L'agente continuerà a elaborare come nuovi caricamenti gli elementi rimanenti dal job file lista o il resto dei file dalla cartella.