Configuration de travaux de conversion au format PDF

En créant des travaux de conversion au format PDF, vous pouvez convertir des documents en fichiers PDF à l'aide de l'option PDF et des documents image en fichiers PDF pouvant faire l'objet d'une recherche à l'aide de l'option PDF pouvant faire l'objet d'une recherche.

  1. Dans le panneau des procédures sur la gauche, sélectionnez votre procédure.

    Les pages de configuration de la procédure sélectionnée sont affichées sur la droite.

  2. Ouvrez l'onglet Traitement en cours.

  3. Dans la table Travaux de conversion au format PDF, cliquez sur l'icône Ajouter un travail de conversion. Vous pouvez également modifier un travail existant en cliquant sur l'icône Modifier un travail de conversion.

    Vous pouvez également copier un travail de conversion en le sélectionnant, en cliquant sur Copier le travail de conversion, puis en le renommant lorsque vous y êtes invité. La copie d'un travail permet de le dupliquer et de le modifier rapidement.

  4. Sur la page Sélection de documents, procédez comme suit :

    1. Dans la section Détails du travail, effectuez les opérations suivantes :

      • Saisissez le nom et la description du travail.
      • Dans la liste déroulante Format de sortie PDF :
        • Sélectionnez PDF si le type de contenu du fichier PDF généré doit être le même que celui du document source. Par exemple, si la source est composée d'un ensemble d'images, un fichier PDF contenant des images est généré. En revanche, à partir d'un document Word, c'est un fichier PDF texte qui est créé.
        • Sélectionnez PDF pouvant faire l'objet d'une recherche si le contenu PDF doit pouvoir faire l'objet d'une recherche. La sélection de cette option active l'onglet Paramètres PDF dans lequel vous pouvez choisir les langues de contenu auxquelles la reconnaissance optique de caractères doit être appliquée. Dans la table PDF - Paramètres pouvant faire l'objet d'une recherche - Reconnaissance optique de caractères, vous pouvez sélectionner les langues requises en cochant les cases correspondantes. Si vous sélectionnez plusieurs langues, la reconnaissance optique de caractères est appliquée dans l'ordre des langues figurant à droite de la table, sous Langues sélectionnées. Cet ordre correspond à celui dans lequel les cases ont été cochées. Si vous ne sélectionnez aucune langue, la reconnaissance optique de caractères est appliquée uniquement au contenu linguistique en anglais, la case Anglais étant cochée par défaut.
    2. Dans la section Conversion de documents, effectuez les opérations suivantes :

      • Cochez la case Convertir les documents.

      • Pour traiter les documents de certains profils de document en particulier, sélectionnez des profils répertoriés dans le champ Restreindre aux profils de document. Sinon, sélectionnez Tout pour traiter les documents de tous les profils de document définis.

    3. Dans la liste déroulante Conserver le document d'origine comme type de pièce jointe, sélectionnez le type dans lequel vous voulez conserver le document d'origine.

    4. Dans la section Conversion de pièces jointes, effectuez les opérations suivantes :

      • Cochez la case Convertir les pièces jointes.

      • Pour traiter les pièces jointes de certains types de pièce jointe en particulier, sélectionnez des types répertoriés dans le champ Restreindre aux types de pièce jointe. Sinon, sélectionnez Tout pour traiter les pièces jointes de tous les types de pièce jointe définis.

      • Dans la liste déroulante Conserver le document d'origine comme type de pièce jointe, sélectionnez le type dans lequel vous voulez conserver la pièce jointe d'origine.

  5. Sur la page Post-traitement, indiquez les opérations à effectuer après la conversion du document, en fonction de la réussite ou de l'échec de celle-ci.

    Reportez-vous à Configuration du post-traitement et de la surveillance d'un travail de conversion au format PDF.

  6. Vérifiez les paramètres sur la page récapitulative, puis cliquez sur Soumettre pour enregistrer le travail.

  7. Configurez le flux des batches pour la conversion des documents au format PDF. Reportez-vous à Configuration du flux de batch vers un travail de conversion au format PDF.

  8. Testez le travail de conversion au format PDF que vous avez créé.

Configuration du post-traitement et de la surveillance d'un travail de conversion au format PDF

Utilisez les options de post-traitement d'un travail de conversion pour indiquer ce qui se produit après la fin du traitement.

Pour configurer le post-traitement et la surveillance d'un travail de conversion, procédez comme suit :
  1. Dans le panneau des procédures sur la gauche, sélectionnez votre procédure.
    Les pages de configuration de la procédure sélectionnée sont affichées sur la droite.
  2. Ouvrez l'onglet Processeur.
  3. Dans la table Travaux de conversion au format PDF, ajoutez ou modifiez un travail de conversion au format PDF.
  4. Cliquez sur la page Post-traitement afin d'afficher les options de traitement réussi (sans erreur système) et en échec (avec des erreurs système). Les étapes suivantes s'appliquent aux deux sections : Lorsqu'il n'y a aucune erreur système et Lorsqu'il y a des erreurs système.
  5. Dans les champs Processeur de batch et Travail de processeur de batch, indiquez l'étape de traitement qui survient, le cas échéant, après la fin du traitement de conversion de document. Vous avez le choix entre les options Aucun, Valider (commit) le processeur, Processeur de reconnaissance, Conversion au format TIFF, Conversions au format PDF, Processeur de recherche de ressource ou Processeur de transformation XML. Si vous choisissez le processeur de reconnaissance ou les conversions au format TIFF/PDF, indiquez un travail de processeur.

    Par exemple, vous pouvez envoyer des batches sans erreur système au processeur de validation (commit). Vous pouvez indiquer Aucun pour les batches avec des erreurs système, puis modifier leur statut ou leur préfixe afin de faciliter les traitements ultérieurs dans le client.

  6. Dans le champ d'adresse électronique, vous pouvez fournir une adresse à laquelle un courriel est envoyé à la fin du traitement (réussite ou échec). Lorsque vous configurez et testez un travail de processeur de conversion, vous pouvez définir votre propre adresse afin de recevoir des notifications par courriel en cas d'erreur système, puis alerter automatiquement l'administrateur des erreurs de traitement par la suite.
  7. Dans les champs restants, indiquez le mode de modification des batches traités.

    • Renommez les batches en ajoutant un préfixe. Par exemple, renommez les batches en échec avec le préfixe ERR à des fins de suivi.

    • Modifiez le statut ou la priorité des batches. Par exemple, vous pouvez modifier le statut des batches avec des erreurs système, puis créer un profil client filtrant les batches sur ce statut pour permettre aux utilisateurs qualifiés de modifier et compléter manuellement les batches qui ont rencontré des erreurs.

  8. Cliquez sur Soumettre pour enregistrer le travail.

Configuration du flux de batch vers un travail de conversion au format PDF

Pour exécuter un travail de conversion au format PDF, vous devez configurer le flux des batches vers le travail pour le traitement. Pour ce faire, définissez la conversion au format PDF en tant qu'étape post-traitement dans un profil client ou un autre travail de processeur.

Vous pouvez configurer des flux de batch à partir des éléments suivants :

Désactivation ou suppression d'un travail de conversion au format PDF

Lorsque vous supprimez un travail de conversion au format PDF, il cesse d'être disponible pour les batches pour lesquels il était défini comme étape de post-traitement. Si un travail indiqué pour post-traitement n'est pas disponible, une erreur se produit pour le batch. Vous pouvez vouloir passer un travail hors ligne pour une période avant de le supprimer, ce qui vous permet de résoudre des problèmes inattendus avec sa suppression. Les travaux de conversion en ligne sont exécutés lorsque vous les sélectionnez dans un profil client ou sur la page Post-traitement d'un travail de processeur. Vous pouvez arrêter temporairement un travail (le passer hors ligne) ou réexécuter un travail désactivé.

Pour désactiver ou supprimer un travail de conversion au format PDF, procédez comme suit :
  1. Dans le panneau des procédures sur la gauche, sélectionnez votre procédure.
    Les pages de configuration de la procédure sélectionnée sont affichées sur la droite.
  2. Ouvrez l'onglet Traitement en cours.
  3. Pour désactiver un travail, sélectionnez-le dans la table Travaux de conversion au format PDF, puis cliquez sur l'icône Désactiver ou activer un travail de conversion au format PDF.

    Vous pouvez également activer/désactiver un travail de conversion au format PDF en sélectionnant ou en désélectionnant le champ En ligne sur la page Sélection de documents.

  4. Sélectionnez le travail désactivé dans la table Travaux de conversion au format PDF, puis cliquez sur l'icône Supprimer un travail de conversion au format PDF.
  5. Lorsque vous y êtes invité, cliquez sur Oui pour confirmer la suppression du travail de conversion.