Vous disposez de plusieurs moyens de configurer les travaux de reconnaissance pour divers types d'organisation :
Configuration d'un travail pour les documents contenant un nombre fixe de pages
Configuration d'un travail pour les batches contenant des feuilles de séparation entre les documents
Configuration d'un travail pour des documents contenant des séparateurs hiérarchiques
Configuration d'un travail pour les batches qui n'ont besoin d'aucune organisation des documents
Lorsque vous optez pour cette méthode d'organisation des documents, les batches se composent de documents contenant un nombre fixe de pages. Sur la page Traitement des documents d'un travail, vous devez indiquer le nombre de pages par document, ainsi que le nombre de pages d'un document sur lesquelles lire le code-barre.
Documents d'une seule page : chaque page contient un code-barre et représente un document unique. Dans cet exemple, étant donné que chaque page doit contenir un code-barre, la page 3 (sur laquelle aucun code-barre n'a été trouvé ou identifié) requiert une saisie manuelle.
Documents de deux pages, comme le recto et le verso d'une page scannée en mode recto-verso. Dans ce cas, le code-barre est généralement situé sur la première page du document. La seconde page ne contient le code-barre que si le verso de la page a été accidentellement scanné en premier.
Documents de formulaire comportant un nombre fixe de pages. Par exemple, les contrats commerciaux d'une organisation peuvent toujours comporter cinq pages. Si vous ne connaissez pas le nombre de pages ou si des pièces jointes doivent être scannées avec les documents, vous devrez peut-être utiliser une méthode basée sur les pages de séparation.
Pour configurer un travail destiné à des documents contenant un nombre fixe de pages, procédez comme suit :
Dans l'onglet Traitement en cours, ajoutez ou modifiez un travail du processeur de reconnaissance.
Sur la page Organisation du document, sélectionnez la méthode Nombre fixe de pages par document.
Sur la page Reconnaissance de code-barre, configurez les codes-barres à reconnaître.
Sur la page Définition de code-barre, configurez le mode de détection des codes-barres.
Sur la page Profil de document, indiquez le groupe de champs de métadonnées à appliquer au travail de reconnaissance en sélectionnant un profil de document précédemment créé (Ajout ou modification d'un profil de document) dans le champ Profil de document par défaut. Vous pouvez déterminer le profil de document de façon dynamique à l'aide d'un code-barre sélectionné.
Sur la page Traitement des documents, renseignez les paramètres propres aux travaux pour lesquels la méthode d'organisation Nombre fixe de pages par document est définie sur la page Organisation du document.
Dans le champ Nombre de pages par document , indiquez le nombre fixe de pages que chaque document doit contenir.
Saisissez une valeur dans le champ Nombre de pages par document pour lire les codes-barres.
Ce paramètre permet d'optimiser les performances en exécutant la reconnaissance de code-barre sur le nombre de pages indiqué au début de chaque document. Par exemple, si le code-barres est situé sur la troisième page d'un document de 10 pages, vous pouvez indiquer la valeur 3 afin d'exécuter la reconnaissance de code-barres sur les trois premières pages de chaque document. Vous pouvez également utiliser ce champ pour vous assurer que les conflits de code-barre survenant dans les pages ultérieures du document ne seront pas pris en compte.
Indiquez une action dans le champ Si plusieurs valeurs sont trouvées pour un code-barre dans un document : utiliser la première valeur trouvée, remplacer la valeur du code-barre ou effacer la valeur du code-barre.
Indiquez la méthode d'ajout des pièces jointes du document source aux documents créés.
Configurez les paramètres d'affectation des métadonnées sur les pages des champs.
Cliquez sur Soumettre et testez le fonctionnement du travail de reconnaissance.
Lorsque vous optez pour cette méthode d'organisation des documents, les batches se composent de documents à plusieurs pages et toutes les pages d'un document contiennent la même valeur de code-barre. De cette façon, la modification de la valeur du code-barre entre deux pages indique le début d'un nouveau document. Par exemple, un contrat passé avec un client peut contenir le code-barre d'ID du client sur chaque page.
Sur la page Traitement des documents d'un travail, vous devez indiquer le code-barre que celui-ci doit utiliser pour déterminer la séparation des documents, ainsi que le nombre maximal de pages par document.
Pour configurer un travail destiné à des documents qui présentent la même valeur de code-barre sur chaque page, procédez comme suit :
Dans l'onglet Traitement en cours, ajoutez ou modifiez un travail du processeur de reconnaissance.
Sur la page Organisation du document, sélectionnez l'organisation Valeur de code-barre identique sur chaque page.
Sur la page Reconnaissance de code-barre, configurez les codes-barres à reconnaître.
Sur la page Définition de code-barre, configurez le mode de détection des codes-barres. Au minimum, créez la définition de code-barre pour déterminer la séparation des documents.
Sur la page Profil de document, indiquez le groupe de champs de métadonnées à appliquer au travail de reconnaissance en sélectionnant un profil de document précédemment créé (Ajout ou modification d'un profil de document) dans le champ Profil de document par défaut. Vous pouvez déterminer le profil de document de façon dynamique à l'aide d'un code-barre sélectionné.
Sur la page Traitement des documents, renseignez les paramètres propres à l'organisation de document sélectionnée (valeur de code-barre identique sur chaque page).
Sélectionnez la définition de code-barre créée à l'étape 4 dans le champ Code-barre déterminant le mode de séparation du document.
Saisissez un nombre dans le champ Nombre maximal de pages par document pour limiter le nombre de pages autorisé dans un document. Il s'agit d'un champ optionnel. Indiquez une valeur nulle pour ne pas définir le nombre de pages maximal par document.
Dans le champ Option de traitement , vous pouvez éventuellement activer la fonctionnalité de détection de code-barre optimiste. Si une page ne contient pas de code-barre ou contient un code-barre illisible alors que cette fonctionnalité est active, le processeur de reconnaissance compare les valeurs des pages précédentes et suivantes, puis affecte une valeur en conséquence.
Par exemple, un batch comportant trois pages est constitué d'une première page avec le code-barre A, d'une deuxième page sans code-barre et d'une troisième page avec le code-barre A. Lorsque la fonctionnalité de détection de code-barre optimiste est activée, le processeur de reconnaissance regroupe les trois pages dans le même document. Lorsqu'elle n'est pas activée, les première et troisième pages sont regroupées en un seul document, tandis que la deuxième page est exclue.
Indiquez une action dans le champ Si plusieurs valeurs sont trouvées pour un code-barre dans un document : utiliser la première valeur trouvée, remplacer la valeur du code-barre ou effacer la valeur du code-barre.
Indiquez la méthode d'ajout des pièces jointes du document source aux documents créés.
Configurez les paramètres d'affectation des métadonnées sur la page Champs.
Cliquez sur Soumettre et testez le fonctionnement du travail de reconnaissance.
Lorsque Pages de séparation est sélectionné en tant que méthode d'organisation des documents, les batches comprennent des documents de plusieurs pages séparés par des pages de séparation de documents. (L'organisation des documents correspondant aux différents niveaux hiérarchiques de séparation des documents est abordée dans Configuration d'un travail pour des documents contenant des séparateurs hiérarchiques.) Lorsque vous optez pour ce type d'organisation, tenez compte des points suivants :
La page de séparation indique le début d'un nouveau document. Les pages de séparation peuvent être conservées dans le document ou en être supprimées.
La page de séparation peut contenir des codes-barres et/ou des codes de patch destinés à indiquer le début d'un nouveau document.
Vous devez créer des règles pour définir la détection des pages de séparation. Par exemple, vous pouvez déterminer que les documents doivent être séparés quand un code-barre, un code de patch ou les deux sont détectés. Reportez-vous à Configuration d'une définition de page de séparation.
Pour configurer un travail destiné aux batches qui utilisent des pages de séparation entre leurs documents, procédez comme suit :
Dans l'onglet Traitement en cours, ajoutez ou modifiez un travail du processeur de reconnaissance.
Sur la page Organisation du document, sélectionnez la méthode des pages de séparation. (Il s'agit de la méthode par défaut d'organisation des documents.)
Sur la page Reconnaissance de code-barre, configurez les symbologies de code-barre à reconnaître.
Sur la page Définition de code-barre, configurez les paramètres de code-barre des documents à traiter. Configurez l'ensemble des codes-barres, y compris le code-barre de page de séparation et tout autre élément fournissant un profil de document ou des valeurs de métadonnées.
Sur la page Profil de document, indiquez le groupe de champs de métadonnées à appliquer au travail de reconnaissance en sélectionnant un profil de document précédemment créé (Ajout ou modification d'un profil de document) dans le champ Profil de document par défaut. Vous pouvez déterminer le profil de document de façon dynamique à l'aide d'un code-barre sélectionné.
Sur la page Traitement des documents, renseignez les paramètres propres à l'organisation des documents sélectionnée (pages de séparation).
Cliquez sur Configurer et configurez la page de séparation.
Saisissez un nombre dans le champ Nombre maximal de pages par document pour limiter le nombre de pages autorisé dans un document. Il s'agit d'un champ optionnel. Indiquez une valeur nulle pour ne pas définir le nombre de pages maximal par document.
Ce champ est utile pour détecter des pages de séparation manquantes ou non reconnues. Si le processeur de reconnaissance atteint ce nombre, les images présentes entre le dernier document valide et la feuille de séparation suivante détectée restent dans le batch en vue d'une indexation manuelle. Par exemple, si vous savez que les documents inclus dans les batches du travail ne dépassent pas 25 pages, saisissez ce nombre pour empêcher que plusieurs documents ne soient combinés dans le cas où une page de séparation de document ne serait pas détectée ou reconnue.
Indiquez une action dans le champ Si plusieurs valeurs sont trouvées pour un code-barre dans un document : utiliser la première valeur trouvée, remplacer la valeur du code-barre ou effacer la valeur du code-barre.
Indiquez la méthode d'ajout des pièces jointes du document source dans les documents créés.
Cliquez sur Soumettre et testez le fonctionnement du travail de reconnaissance.
La fonctionnalité de séparation hiérarchique du processeur de reconnaissance vous permet de traiter et d'organiser des documents répartis sur plusieurs niveaux hiérarchiques. Par exemple, vous pouvez associer deux niveaux de hiérarchie aux niveaux des dossiers et des documents, de telle sorte que les documents héritent des valeurs de métadonnées du dossier présentant le niveau le plus élevé jusqu'à la détection de la prochaine page de séparation de niveau de dossier.
Les séparateurs hiérarchiques sont particulièrement utiles pour la configuration des conversions au format électronique lorsqu'un grand nombre de documents stockés dans des dossiers et des zones sont numérisés. Vous pouvez utiliser une application tierce pour générer les pages de séparation hiérarchiques dont vous avez besoin. Ces pages sont ensuite insérées par des préparateurs afin de préparer des piles de documents, dossiers ou zones en vue d'opérations d'analyse et de reconnaissance.
Remarque :
Lorsqu'une séparation de document est détectée mais qu'aucune valeur de métadonnées ne peut être récupérée, toutes les valeurs de métadonnées sont effacées au niveau concerné et aux niveaux inférieurs afin d'empêcher l'application accidentelle de valeurs de métadonnées erronées à un document.
Si vous utilisez des pages de séparation hiérarchiques, la page de séparation du plus haut niveau doit être la première page du document. Une page de séparation de niveau inférieur ne peut pas faire office de première page. Elle peut ou non être positionnée en deuxième page.
Pour configurer un travail destiné à organiser des documents dans des batches présentant des séparateurs hiérarchiques, procédez comme suit :
Dans l'onglet Traitement en cours, ajoutez ou modifiez un travail du processeur de reconnaissance.
Sur la page Organisation du document, sélectionnez la méthode des pages de séparation hiérarchiques.
Sur la page Reconnaissance de code-barre, configurez les codes-barres à reconnaître.
Sur la page Définition de code-barre, configurez les paramètres de code-barre des documents pour poursuivre la procédure. Configurez l'ensemble des codes-barres, y compris les pages de séparation et tout autre élément fournissant un profil de document ou des valeurs de métadonnées.
Sur la page Profil de document, indiquez le groupe de champs de métadonnées à appliquer au travail de reconnaissance en sélectionnant un profil de document précédemment créé (Ajout ou modification d'un profil de document) dans le champ Profil de document par défaut. Vous pouvez déterminer le profil de document de façon dynamique à l'aide d'une définition de code-barre ou de page de séparation précédemment créée.
Sur la page Traitement des documents, renseignez les paramètres propres aux travaux de séparation hiérarchique.
Indiquez une action dans le champ Si plusieurs valeurs sont trouvées pour un code-barre dans un document : utiliser la première valeur trouvée, remplacer la valeur du code-barre ou effacer la valeur du code-barre.
Configurez des pages de séparation hiérarchiques dans la table Pages de séparation de hiérarchie de document.
Si vous choisissez de déterminer le profil de document de façon dynamique à l'aide d'une page de séparation définie à l'étape 5, la colonne Profil de document apparaît dans la table Pages de séparation de hiérarchie de document. Cette colonne permet de mettre en correspondance des définitions de page de séparation avec des profils de document.
Indiquez la méthode d'ajout des pièces jointes du document source aux documents créés.
Configurez les paramètres d'affectation des métadonnées sur la page Champs.
Cliquez sur Soumettre et testez le fonctionnement du travail de reconnaissance.
Si les batches sont déjà organisés en documents, vous pouvez ignorer l'étape d'organisation des documents et procéder directement à la reconnaissance des codes-barres ainsi qu'à l'indexation.
Les batches traités à l'aide de cette méthode sont déjà séparés en documents. Par exemple, vous pouvez choisir cette option pour les batches créés par le processeur d'import dans lesquels chaque document correspond à une pièce jointe de courriel.
Contrairement aux autres méthodes d'organisation, cette méthode permet de traiter des batches contenant à la fois des documents image et non-image. Etant donné que le processeur de reconnaissance peut uniquement lire les codes-barres et les codes de patch des documents au format image, les documents non-image détectés ne sont pas traités.
Pour configurer un travail destiné à des batches n'ayant besoin d'aucune organisation des documents, procédez comme suit :
Dans l'onglet Traitement en cours, ajoutez ou modifiez un travail du processeur de reconnaissance.
Sur la page Organisation du document, sélectionnez la méthode Aucun : ne pas effectuer l'organisation des documents.
Sur la page Reconnaissance de code-barre, configurez les codes-barres à reconnaître.
Sur la page Définition de code-barre, configurez les paramètres de code-barre des documents.
Sur la page Profil de document, indiquez le groupe de champs de métadonnées à appliquer au travail de reconnaissance en sélectionnant un profil de document précédemment créé (Ajout ou modification d'un profil de document) dans le champ Profil de document par défaut. Vous pouvez déterminer le profil de document de façon dynamique à l'aide d'un code-barre sélectionné.
Sur la page Traitement des documents, renseignez les paramètres propres aux travaux sans organisation des documents.
Vous pouvez éventuellement cliquer sur Configurer et configurer une définition de page de séparation.
Remarque :
La détection des séparateurs pour ce type de travail a pour but de les enlever du document.
Saisissez une valeur dans le champ Nombre de pages par document pour lire les codes-barres. Indiquez une valeur nulle pour exécuter la reconnaissance de code-barre sur toutes les pages du document.
Ce paramètre permet d'optimiser les performances en exécutant la reconnaissance de code-barre sur le nombre de pages indiqué au début de chaque document. Par exemple, si le code-barre est situé sur la troisième page d'un document de 10 pages, vous pouvez indiquer la valeur 3 afin d'exécuter la reconnaissance de code-barre sur les trois premières pages de chaque document. Vous pouvez également utiliser ce champ pour vous assurer que les conflits de code-barre survenant dans les pages ultérieures du document ne seront pas pris en compte.
Indiquez une action dans le champ Si plusieurs valeurs sont trouvées pour un code-barre dans un document : utiliser la première valeur trouvée, remplacer la valeur du code-barre ou effacer la valeur du code-barre.
Configurez les paramètres d'affectation des métadonnées sur la page Champs.
Cliquez sur Soumettre et testez le fonctionnement du travail de reconnaissance.