Configuración de valores de documentos

Puede restringir quién puede suprimir un archivo o una carpeta permitiendo que solo el creador del archivo o los gestores de carpetas puedan hacerlo.

Para restringir las supresiones de archivos y carpetas:

1. Después de iniciar sesión en la aplicación web de Oracle Content Management como administrador, haga clic en Sistema en el área Administración del menú de navegación.

2. En el menú Sistema, haga clic en Documentos.
3. En Restricciones de archivos y carpetas, seleccione Activado para limitar la supresión solo al creador del archivo y los gestores de carpetas.

Puede definir cuotas para la cantidad de espacio de almacenamiento que se le asigna a un usuario. También puede ahorrar espacio de almacenamiento si limita la cantidad de tiempo que los elementos se mantienen en la papelera antes de suprimirse de forma permanente, y si limita el número de versiones que mantener antes de suprimir la versión más antigua.

Para definir cuotas y espacio de almacenamiento:

1. Después de iniciar sesión en la aplicación web de Oracle Content Management como administrador, haga clic en Sistema en el área Administración del menú de navegación.

2. En el menú Sistema, haga clic en Documentos.
3. En Cuota, defina estos valores por defecto:
   • Cuota por defecto por usuario: Especifique la cantidad de espacio de almacenamiento por usuario en gigabytes. Introduzca un valor entre 1 y 999.
   • Máximo de días para mantener los archivos y carpetas en la papelera: especifique el número de días que se guardan los archivos en la papelera antes de que se supriman de forma permanente. Si define esta opción en "0", se suprimirán los archivos la siguiente vez que se ejecute el trabajo de depuración. El trabajo de depuración se ejecuta una vez al día.
   • Permitir versiones ilimitadas: si desea limitar el número de versiones que se mantienen, seleccione Desactivado y especifique el valor de Número máximo de versiones por archivo. Si se excede el número máximo de versiones, las versiones más antiguas se suprimirán.
   • Suprimir permanentemente revisiones limpiadas: por defecto, las revisiones de archivos más antiguas se suprimen inmediatamente cuando se excede el número máximo de versiones. Si desea en su lugar mover las versiones más antiguas a la papelera, desactive esta opción.

Los administradores pueden determinar cómo se manejarán los enlaces públicos a través de todo el servicio. Estos enlaces permiten a una persona utilizar los archivos en una carpeta, pero limita su acceso a cualquier otra carpeta. Si envía un enlace público a un archivo, la persona solo puede acceder a ese archivo.

Para definir el comportamiento del enlace, realice los pasos siguientes:

1. Después de iniciar sesión en la aplicación web de Oracle Content Management como administrador, haga clic en Sistema en el área Administración del menú de navegación.

2. En el menú Sistema, haga clic en Documentos.
3. En Enlaces, configure las siguientes opciones:
   • Permitir enlaces públicos a archivos y carpetas: si desea que los usuarios puedan crear enlaces públicos y compartir los enlaces con otros usuarios, seleccione Activado.
   • Tipo de enlace compartido por defecto: si ha activado los enlaces públicos, especifique cuál es el tipo de enlace compartido por defecto (público o solo para miembros). Puede dejar este ajuste como Solo para miembros para que los usuarios no creen enlaces públicos por accidente.
   • Opciones de acceso: si ha activado los enlaces públicos, especifique si los usuarios pueden enviar enlaces públicos a cualquier persona (Cualquier usuario) o solo a aquellas que tienen una cuenta de Oracle Content Management (Todos los usuarios registrados).

     Si permite que los enlaces públicos se envíen a cualquier usuario, reduce la seguridad al permitir que todos los usuarios compartan contenido confidencial con personas ajenas a la empresa. Defina esta opción en Cualquier usuario solo si está seguro de que se trata de una práctica aceptable para su empresa.

   • Mostrar advertencia a los usuarios al crear enlaces públicos: si desea alertar a los usuarios cuando creen enlaces públicos, seleccione Activado.
   • Personalizar el mensaje de advertencia que se muestra cuando los usuarios crean enlaces públicos: si activa el mensaje de advertencia, puede definir su propio mensaje que advierta a los usuarios sobre el uso de enlaces públicos. Seleccione Activado e introduzca su mensaje personalizado.
   • Máximo rol disponible para enlaces públicos: seleccione el rol máximo que sus usuarios pueden asignar cuando creen un enlace público. Esto puede ayudarle a controlar quién puede agregar o descargar contenido desde el servicio.
   • Rol por defecto para nuevos enlaces públicos: seleccione el rol que se asignará por defecto cuando sus usuarios creen un enlace público. Este rol no permite más permisos que el rol que defina para el máximo rol.
   • Forzar caducidad para todos los enlaces públicos: cuando se crea un enlace público, se asigna un nombre al enlace y un código de acceso y fecha de caducidad opcional. Si desea asegurarse de que todos los enlaces públicos tengan una fecha de caducidad, seleccione Activado y defina una fecha de caducidad máxima.
   • Definir tiempo máximo de caducidad: si fuerza la caducidad de los enlaces públicos, introduzca el número máximo de días que dichos enlaces serán válidos hasta su caducidad. De este modo se asegurará de que los enlaces que se crean son los que se estén utilizando, y de que ningún enlace válido se quede sin utilizar durante un período de tiempo prolongado. Si un enlace caduca, el propietario del enlace puede volver a crearlo y enviarlo si fuera necesario.