Dokumenteinstellungen konfigurieren

Sie können einschränken, wer eine Datei oder einen Ordner löschen kann, und das Löschen auf Dateiersteller und Ordnermanager beschränken.

So schränken Sie das Löschen von Dateien und Ordnern ein:

1. Nachdem Sie sich bei der Oracle Content Management-Webanwendung als Administrator angemeldet haben, klicken Sie im Bereich "Administration" des Navigationsmenüs auf System.

2. Klicken Sie im Menü System auf Dokumente.
3. Wählen Sie unter Einschränkungen bei Dateien und Ordnern die Option Aktiviert aus, damit nur der Dateiersteller und Ordnermanager Elemente löschen können.

Sie können eine Quota für die Speicherplatzmenge festlegen, die einem Benutzer zugewiesen wird. Sie können Speicherplatz auch einsparen, indem Sie die Dauer begrenzen, die Elemente vor dem dauerhaften Löschen im Papierkorb verbleiben, sowie die Anzahl der Versionen einschränken, die aufbewahrt werden, bevor ältere Versionen gelöscht werden.

So legen Sie die Quota und den Speicherplatz fest:

1. Nachdem Sie sich bei der Oracle Content Management-Webanwendung als Administrator angemeldet haben, klicken Sie im Bereich "Administration" des Navigationsmenüs auf System.

2. Klicken Sie im Menü System auf Dokumente.
3. Legen Sie unter Quota die folgenden Standardwerte fest:
   • Standard-Quota pro Benutzer: Geben Sie den Speicherplatz pro Benutzer in Gigabyte an. Geben Sie einen Wert zwischen 1 und 999 ein.
   • Maximale Anzahl von Tagen, die Dateien und Ordner im Papierkorb behalten werden sollen: Geben Sie die Anzahl von Tagen an, die Dateien im Papierkorb vorgehalten werden sollen, bevor sie dauerhaft gelöscht werden. Wenn Sie diese Option auf "0" setzen, werden die Dateien bei der nächsten Ausführung des Bereinigungsjobs gelöscht. Der Bereinigungsjob wird einmal täglich ausgeführt.
   • Unbegrenzte Versionen zulassen: Wenn Sie die Anzahl der aufbewahrten Versionen einschränken möchten, wählen Sie Deaktiviert, und geben Sie die Maximale Anzahl Versionen pro Datei an. Wenn die maximale Anzahl Versionen überschritten wird, werden ältere Versionen gelöscht.
   • Bereinigte Revisionen endgültig löschen: Standardmäßig werden die ältesten Dateirevisionen sofort gelöscht, wenn die maximale Anzahl an Versionen überschritten wurde. Wenn Sie die älteren Versionen stattdessen in den Papierkorb verschieben möchten, deaktivieren Sie diese Option.

Informationen zum Anzeigen des belegten Speicherplatzes und zum Außerkraftsetzen der Speicher-Quota für einen bestimmten Benutzer finden Sie unter Speicher-Quota für einen Benutzer außer Kraft setzen.

Administratoren können festlegen, wie öffentliche Links im gesamten Service behandelt werden sollen. Mit diesem Linktyp kann ein Benutzer die Dateien in einem Ordner verwenden, hat aber eingeschränkten Zugriff auf die anderen Ordner. Wenn Sie einen öffentlichen Link zu einer Datei senden, kann die Person nur auf diese eine Datei zugreifen.

So legen Sie das Behavior für Links fest:

1. Nachdem Sie sich bei der Oracle Content Management-Webanwendung als Administrator angemeldet haben, klicken Sie im Bereich "Administration" des Navigationsmenüs auf System.

2. Klicken Sie im Menü System auf Dokumente.
3. Konfigurieren Sie unter Links die folgenden Einstellungen:
   • Öffentliche Links zu Dateien und Ordnern zulassen: Wenn Sie zulassen möchten, dass Benutzer öffentliche Links erstellen und diese Links mit anderen teilen, wählen Sie Aktiviert.
   • Standard-Sharing-Linktyp: Wenn Sie öffentliche Links aktiviert haben, geben Sie den Standardtyp für geteilte Links an - "Nur Mitglieder" oder "Öffentlich". Es wird empfohlen, für diese Einstellung den Linktyp Nur Mitglieder beizubehalten, damit Benutzer nicht versehentlich öffentliche Links erstellen.
   • Zugriffsoptionen: Wenn Sie öffentliche Links aktiviert haben, können Sie angeben, ob Benutzer öffentliche Links an beliebige andere Personen (Alle) oder nur an Personen senden dürfen, die einen Oracle Content Management-Account haben (Alle registrierten Benutzer).

     Wenn Sie zulassen, dass öffentliche Links an beliebige Personen gesendet werden, senken Sie dadurch die Sicherheit, da Benutzer vertrauliche Inhalte mit Personen außerhalb Ihres Unternehmens teilen können. Setzen Sie die Option nur dann auf Jeder, wenn Sie sicher sind, dass eine solche Gepflogenheit vom Unternehmen unterstützt wird.

   • Benutzern, die öffentliche Links erstellen, Warnung anzeigen: Wenn Sie Benutzer warnen möchten, wenn diese im Begriff sind, öffentliche Links zu erstellen, wählen Sie Aktiviert aus.
   • Warnmeldung anpassen, die angezeigt werden soll, wenn Benutzer öffentliche Links erstellen: Wenn Sie die Warnmeldung aktiviert haben, können Sie Ihre eigene Meldung festlegen, die Benutzer vor der Verwendung öffentlicher Links warnt. Wählen Sie Aktiviert, und geben Sie Ihre eigene Meldung ein.
   • Maximal verfügbare Rolle für öffentliche Links: Wählen Sie die höchste Rolle, die Benutzer beim Erstellen eines öffentlichen Links zuweisen dürfen. Damit können Sie steuern, wer Inhalt aus Ihrem Service herunterladen bzw. dem Service hinzufügen darf.
   • Standardrolle für neue öffentliche Links: Wählen Sie aus, welche Rolle standardmäßig zugewiesen werden soll, wenn Benutzer einen öffentlichen Link erstellen. Diese Rolle darf nicht mehr Berechtigungen als die Rolle zulassen, die Sie unter Maximale Rolle festgelegt haben.
   • Ablaufdatum für alle öffentlichen Links erzwingen: Wenn ein öffentlicher Link erstellt wird, bekommt er einen Namen, ein optionales Ablaufdatum und einen Zugriffscode. Wenn Sie sicherstellen möchten, dass alle öffentlichen Links ein Ablaufdatum haben, wählen Sie Aktiviert, und legen Sie eine maximale Gültigkeitsdauer fest.
   • Maximale Gültigkeitsdauer festlegen: Wenn Sie den Ablauf für öffentliche Links durchsetzen, geben Sie die maximale Anzahl Tage ein, die diese Links gültig sind, bevor sie ablaufen. Auf diese Weise können Sie sicherstellen, dass die erstellten Links auch tatsächlich verwendet werden und dass keine Links lange Zeit gültig bleiben, ohne verwendet zu werden. Wenn ein Link abläuft, kann der Eigentümer des Links ihn falls erforderlich erneut erstellen und senden.