Gruplar tek seferde birkaç kişi ile iletişim kurmanıza ve koordinasyon sağlamanıza yardım eder.
Gruplar hakkındaki bilgilere hızlıca göz atma (Yalnızca İngilizce).
Birden fazla kişiyle iş birliğini hızlıca başlatabilmeniz için bir grup bir konuşmaya eklenebilir. Veya bir grubu klasöre üye olarak ekleyebilir ve böylece o klasörün içeriklerini diğerleri ile hızlıca paylaşabilirsiniz. İçerik tipleri, bireyler ile paylaşıldığı aynı yolla gruplar ile de paylaşılabilir. Bir grup ile sadece koleksiyonları ve genel veya üye bağlantılarını paylaşamazsınız.
Kendi gruplarınızı oluşturabilirsiniz veya gruplar sizin organizasyonunuz için hizmet yöneticiniz tarafından zaten oluşturulmuş olabilir.
Grup oluştururken ve kullanırken unutulmaması gereken birkaç ipucu:
- Grupları kopyalamayın. Amacınız için faydalı olabilecek bir grubun zaten mevcut olduğunu görmek için Grup menüsündeki Genel Grupları Bul seçeneğini kullanın.
- Anlamlı bir ad kullanın. Grup adınız için akronim veya kısaltmalar kullanmayın. Amacının anlaşılabilmesi için anlamlı yapın.
- Grubunuz için doğru gizlilik kontrolünü seçin. Grubu kimin bulup kullanabileceğini ve insanların kendilerini gruba ekleyip ekleyemeyeceğini kontrol edebilirsiniz. Şu tipte gruplar oluşturabilirsiniz:
- Genel grup - Genel grupları herkes görebilir ve insanlar kendisini gruba ekleyebilir. Bu grup türünü dikkatli kullanmalısınız. Örnek olarak, bir projenin açılışını yapmış olabilirsiniz ve projeyi kullanan kişilerden geri bildirim toplamak isteyebilirsiniz. Herkese bir grup açabilirsiniz ve kişilerin ilgili projeye ilişkin geri bildirim ekleyebilmeleri için kendilerini eklemelerini sağlayabilirsiniz.
- Özel grup - Özel gruplar herkes tarafından görülebilir ancak insanlar kendilerini gruba ekleyemez. Bu, bir grubu kişi alt kümesi olarak sınırlandırmak istediğinizde faydalı olabilir. Kişiler grubun mevcut olduğunu keşfedebilir ve bu kişiler ile bilgi paylaşmak için grubu kullanabilir. Örnek olarak, Mühendislik departmanı için bir grup oluşturabilirsiniz. O departman ile işbirliği kurma veya paylaşma gereksinimi duyan herkes grubu bir konuşma veya klasöre üye olarak ekleyebilir.
- Kapalı grup - Bu grup tipi size üyelik üzerinde en sıkı kontrol olanağını sağlar. Grup üyesi olmayan kimse grubu göremez ve kendisini gruba ekleyemez. Örnek olarak, küçük bir grup gerçekleşecek bir şirket alımı veya projeyi tartışma ihtiyacı duyabilir. Organizasyondaki başka hiç kimsenin bunu bilmesi gerekmez, bu nedenle bir grup kısıtlı üye oluşturarak bilgileri kimlerin görebildiklerini kontrol edebilirsiniz.
- Herhangi bir öğeye üye olarak bir grup ekleyebilirsiniz. Birini bir gruba ekler veya gruptan çıkarırsanız bu kişi, öğeye eklenir veya öğeden kaldırılır. Birey, grubun parçası olarak değil bir birey olarak eklenirse birey olarak kaldırılmadığı sürece üye olarak kalır.
- Belirli bir kullanıcı rolünün gerektiği bir öğeye üye olarak bir grup eklerseniz yalnızca bu role sahip kullanıcılar öğeye erişebilir. Örneğin Standart Kullanıcı rolüne sahip bir kullanıcıyı bir gruba ekler ve daha sonra bu grubu bir veri havuzuna üye olarak eklerseniz veri havuzlarına erişmek için Kurumsal Kullanıcı rolü gerektiğinden standart kullanıcı bu veri havuzuna erişemez.
- Bir grup silinirse paylaşılan klasörlere, içerik tiplerine veya konuşmalara erişim, o gruptaki kişilerden alınır.
- Grupları mobil aygıtınızda ve masaüstü uygulaması ile kullanabilirsiniz ancak grupları web tarayıcısı arayüzünü kullanarak idare edersiniz.
Grubu kullanmak için, paylaşmak üzere bir kişi seçtiğiniz gibi seçim yapın. Örnek olarak, bir klasör veya konuşmayı paylaşırken grup adını Üyeler iletişim kutusuna yazın. Gruptaki bireyler için yetkileri (Görüntüleme, Katkıda Bulunan vb.) seçin ve grubu klasör veya konuşmaya üye olarak ekleyin.