Compartilhando a Visão Geral

Talvez você precise colaborar com outras pessoas e compartilhar informações, mas queira se certificar de que somente as pessoas certas terão acesso a essas informações. O tipo de compartilhamento que você usa depende do que precisa compartilhar:

  • Arquivos: Você pode criar um link e enviá-lo por e-mail a alguém ou usá-lo em uma mensagem instantânea ou documento, ou em outro aplicativo. O envio de um link será útil se você precisar conceder às pessoas acesso a arquivos específicos conforme necessário. A única maneira de o destinatário poder acessar o arquivo é usando o link. Há links públicos e de membros, conforme descrito a seguir.
  • Pastas: você pode enviar um link para uma pasta ou adicionar pessoas ou grupos como membros à pasta. Quando você adiciona membros a uma pasta, essas pessoas e grupos podem acessar todo o conteúdo da pasta. Isso é útil quando você está trabalhando em um projeto grande, por exemplo, e as pessoas talvez precisem de acesso contínuo às informações.

Se você compartilhar pastas com outras pessoas e permitir que elas adicionem conteúdo a essas pastas, esse conteúdo também contará na sua cota de armazenamento. Por exemplo, se sua pasta contém 500 MB de arquivos e, após o compartilhamento, outros usuários adicionarem mais 300 MB de arquivos, então os 800 MB entrarão na contagem da sua cota.

Se você tiver acesso a mais de 100 pastas (sejam de sua propriedade ou compartilhadas com você), os resultados da sua pesquisa serão incompletos, pois as pesquisas são limitadas a 100 pastas.

Seu administrador de serviço é responsável por gerenciar o Oracle Content Management para sua organização. Essa pessoa define o espaço de armazenamento que você pode usar. Se você precisar de mais espaço de armazenamento do que dispõe no momento, entre em contato com o administrador do serviço.

Você decide o que as pessoas podem fazer com seu conteúdo compartilhado designando atribuições a elas. Ao adicionar membros a pastas, você determina a atribuição deles nessa pasta. Você pode determinar que os documentos só possam ser vistos ou que as pessoas possam editá-los e fazer upload de novas versões. As seguintes atribuições podem ser usadas:
  • Visualizador: Os visualizadores podem ver arquivos e pastas, mas não conseguem fazer alterações neles.
  • Downloader : os downloaders também pode fazer download de arquivos e salvá-los em seus próprios computadores.
  • Colaborador: Os colaboradores também podem modificar e atualizar arquivos, fazer upload de novos arquivos e excluir arquivos.
  • Gerente: Os gerentes têm todos os privilégios das outras atribuições e também podem adicionar ou remover outras pessoas como membros.

Nota:

Caso o administrador do sistema tenha ativado a integração com o Microsoft Office Online, os visualizadores só poderão ver a prévia do arquivo no cliente web, os downloaders também poderão ver o arquivo no Microsoft Office Online e os colaboradores e gerentes também poderão editar o arquivo no Microsoft Office Online.

Existe também a atribuição Proprietário com todas as permissões para gerenciar uma pasta, inclusive excluir a pasta.

Colaboradores e Gerentes podem excluir conteúdo e subpastas. Se um item compartilhado for excluído, ele será exibido na pasta da Lixeira da pessoa ao qual pertencia o item e da pessoa que o excluiu.

Ao colaborar com parceiros e fornecedores externos, você pode fornecer links públicos seguros para arquivos, para que todos tenham o nível certo de acesso. Você também pode definir códigos de acesso e datas de expiração nos links para propiciar mais segurança. Você também pode manter uma supervisão, monitorando quem acessou quais arquivos compartilhados e quando.

Faça um tour rápido de compartilhamento (somente em inglês).

Links Públicos

Um link público fornece acesso a esse arquivo ou pasta específica, a nenhum outro.

O administrador de serviço pode desativar o uso de links públicos e pode definir quem pode receber esses links (qualquer pessoa ou somente usuários registrados).

Ao criar um link público, você adiciona um nome ao link, de forma que possa rastrear se ele for usado. Você também pode adicionar uma mensagem com o link e escolher permissões para o link. Isso determina o que o destinatário poderá fazer com o link. Você pode ajustar o máximo de atribuições usadas para links públicos em suas preferências, acessadas por meio de seu Web browser. O administrador do serviço também pode limitar as atribuições permitidas para links públicos. As atribuições são as mesmas utilizadas ao adicionar membros a pastas (Visualizador, Downloader ou Colaborador).

Ao criar um link público, se seu administrador permitir, você poderá optar por enviar o link para Qualquer Pessoa, o que significa que você poderá enviá-lo para pessoas que não têm uma conta do Oracle Content Management ou poderá limitar os destinatários a Todos os Usuários Registrados, pessoas que têm uma conta.

Você também pode definir uma data de expiração opcional quando o link público deixará de funcionar e um código de acesso. Os códigos de acesso são como senhas de um link público. Você pode definir um código de acesso e a pessoa que obtém o link precisará digitar o código para que o link possa ser usado. Isso ajuda a adicionar uma medida a mais de segurança em qualquer link público enviado. Você precisará enviar o código de acesso à pessoa que está recebendo o link para que ela possa utilizá-lo. Caso contrário, ela não conseguirá acessar o conteúdo associado ao link.

Links de Membro

Esse tipo de link requer que uma pessoa seja membro da pasta e acesse uma conta do Oracle Content Management para poder utilizar o link. Ao usar um link de membro, você pode escolher Acesso On-line, que permite ao destinatário exibir o arquivo ou a pasta. Você também pode usar um link Download Direto ao compartilhar um arquivo. Isso permite que o destinatário faça download de um arquivo sem exibi-lo.