Os grupos podem ajudar você a se comunicar e coordenar com diversas pessoas ao mesmo tempo.
Fazer um tour rápido sobre grupos (somente em inglês).
Um grupo pode ser adicionado a uma conversa, permitindo que você inicie rapidamente uma colaboração com diversas pessoas. Ou você pode adicionar um grupo como membro a uma pasta, ajudando a compartilhar rapidamente o conteúdo dessa pasta com outras pessoas. Os tipos de conteúdo só podem ser compartilhados com grupos, da mesma maneira que são compartilhados com pessoas. As únicas coisas que você não pode compartilhar com um grupo são coleções e links públicos ou de membros.
Você pode criar seus próprios grupos ou eles podem já ter sido criados para sua organização pelo administrador de serviço.
Aqui estão algumas dicas para ter em mente ao criar e utilizar grupos:
- Não duplique grupos. Use a opção Localizar Grupos Públicos no menu Grupo para ver se já existe um grupo que possa ser útil à sua finalidade.
- Use um nome significativo. Não use siglas ou abreviações como nome do seu grupo. Dê a ele um significado para que as pessoas entendam sua finalidade.
- Escolha o controle de privacidade certo para seu grupo. Você pode controlar quem pode localizar e usar o grupo e se as pessoas podem se adicionar ao grupo. Você pode criar os seguintes tipos de grupos:
- Grupo público—Um grupo público é visível a todos e as pessoas podem se adicionar ao grupo. Use moderadamente esse tipo de grupo. Por exemplo, você pode ter a implantação de um projeto e gostaria de receber feedback de todos que usaram o projeto. Você pode abrir um grupo para todos e deixar que as pessoas se adicionem para que possam enviar feedback sobre esse projeto específico.
- Grupo privado—Um grupo privado é aquele que pode ser visto por todos, mas as pessoas não podem se adicionar ao grupo. Isso pode ser útil quando você deseja limitar um grupo a um subconjunto de pessoas. As pessoas podem descobrir a existência do grupo e usá-lo para compartilhar informações com os integrantes. Por exemplo, você pode criar um grupo para o departamento de engenharia. Todos que precisarem colaborar ou compartilhar com esse departamento poderão adicionar esse grupo como membro a uma conversa ou pasta.
- Grupo fechado—Esse tipo de grupo dá a você um controle de associação mais rigoroso. Ninguém poderá ver o grupo, a menos que já seja membro, e ninguém poderá adicionar a si mesmo ao grupo. Por exemplo, se um grupo pequeno de pessoas precisar discutir uma aquisição ou um projeto futuro. Ninguém mais da organização precisa saber sobre isso, de modo que a criação de um grupo para membros restritos permite controlar quem pode ver as informações.
- Você pode adicionar um grupo como membro a qualquer item. Se você adicionar ou remover uma pessoa de um grupo, ela será adicionada ou removida do item. Se uma pessoa foi adicionada individualmente, mas não como parte de um grupo, ela permanece como membro, a menos que seja removida individualmente.
- Se você adicionar um grupo como membro de um item que requer um usuário específicoatribuição, somente os usuários com essa atribuição poderão acessar o item. Por exemplo, se você adicionar um usuário com a atribuição Usuário Padrão a um grupo e, em seguida, adicionar esse grupo como membro de um repositório, o usuário padrão não terá acesso ao repositório, porque você deverá ter a atribuição de Usuário Corporativo para acessar repositórios.
- Se um grupo for excluído, o acesso a qualquer pasta compartilhada, tipo de conteúdo ou conversa será removido das pessoas desse grupo.
- Você pode usar grupos em seu dispositivo móvel e com o aplicativo de desktop, mas gerencia os grupos usando a interface do web browser.
Para usar um grupo, selecione-o assim como selecionaria uma pessoa com a qual compartilhar. Por exemplo, ao compartilhar uma pasta ou conversa, digite o nome de um grupo na caixa de diálogo Membros. Escolha as permissões (Exibir, Colaborador etc.) para os integrantes do grupo e adicione-o como membro à pasta ou conversa.