Você não precisa compartilhar uma coleção para que outros a utilizem. Os outros usuários do repositório poderão ver a coleção e utilizá-la para filtrar ativos, mesmo que não possam adicionar ou remover ativos. Todos os usuários que são membros do repositório têm atribuição de visualizador por padrão.
Use o compartilhamento para adicionar pessoas com a atribuição de colaborador ou gerente. O compartilhamento é feito da mesma maneira como você compartilha pastas: selecione a coleção, clique em Membros e adicione membros à coleção. Você não pode compartilhar com grupos. Se você compartilhar uma coleção de sites com alguém, essa pessoa será adicionada automaticamente ao site com a atribuição de Downloader. É possível alterar sua atribuição posteriormente, se necessário. E se alguém compartilhar um site com você, então você verá a coleção do site.