Utilizzare i metadati

I metadati vengono utilizzati per definire rapidamente le categorie di file e cartelle con descrizioni aggiuntive.

L'amministratore del servizio potrebbe aver creato metadati specifici per l'organizzazione. Ad esempio, potrebbe essere necessario monitorare quando un elemento viene approvato da altri utenti e gli utenti che eventualmente lo approvano. È pertanto possibile creare metadati denominati "Approvazione documento", che consentono di elencare campi quali, ad esempio, tipo di file, autore del file, autore dell'approvazione e data di approvazione.

Sarà quindi possibile spostare tutti i file approvati in una cartella specifica e applicare i metadati a tale cartella. Tutti i file inclusi nella cartella verranno identificati come approvati. È possibile modificare i metadati per i vari file in modo da visualizzarne la data di approvazione, l'autore dell'approvazione e qualsiasi altro dettaglio rilevante.

Gli utenti con il ruolo risorsa Proprietario, Responsabile o Redattore possono applicare i metadati ai file e alle cartelle. Gli utenti con il ruolo risorsa Visualizzatore o Visualizzatore con download possono visualizzare i metadati impostati.

I metadati vengono creati in modo automatico per gli elementi memorizzati come asset digitali. Solo gli amministratori dei servizi possono creare metadati aggiuntivi. Rivolgersi all'amministratore per lo sviluppo dei metadati necessari.

Per iniziare a usare i metadati, effettuare le operazioni riportate di seguito.

  1. Selezionare il file o la cartella a cui si desidera aggiungere i metadata e fare clic su Icona della barra laterale per aprire la barra laterale.
  2. Selezionare Tag e metadati dal menu a discesa del riquadro.
  3. Fare clic su icona Gestisci proprietà per visualizzare l'elenco dei metadati disponibili.
  4. Selezionare il nome dei metadati che si desidera utilizzare, quindi fare clic su Salva.
  5. I campi creati per i metadati vengono visualizzati nel pannello laterale. Immettere le informazioni necessarie. Se si tratta di metadati per una cartella, le informazioni immesse verranno utilizzate per tutti i file contenuti nella cartella.

    Ai valori di campo che gli utenti possono immettere si applicano le limitazioni riportate di seguito.

    • Testo: 1.000 caratteri al massimo. Non è possibile includere i caratteri # * & | ? < > ^ ; { } ( ) ' = + \
    • Numero: 15 caratteri al massimo. Deve trattarsi di un numero intero privo di decimali.
  6. Al termine, fare clic su Salva.