I gruppi consentono di comunicare e collaborare con più persone contemporaneamente.
Gli argomenti seguenti consentono di familiarizzare con i gruppi (solo in lingua inglese).
È possibile aggiungere un gruppo a una conversazione in modo da poter avviare rapidamente una collaborazione con più persone. Oppure, è possibile aggiungere un gruppo come membro a una cartella in modo da poter condividere rapidamente i contenuti di tale cartella con altri utenti. I tipi di contenuto possono inoltre essere condivisi con i gruppi seguendo la stessa procedura utilizzata per i singoli utenti. Le uniche operazioni che non è possibile condividere con un gruppo sono le raccolte o i collegamenti dei membri.
È possibile creare gruppi personalizzati o gruppi già creati per l'organizzazione dall'amministratore del servizio.
Di seguito sono riportati alcuni suggerimenti da tenere presenti durante la creazione e l'utilizzo dei gruppi.
- Non duplicare i gruppi. Utilizzare l'opzione Trova gruppi pubblici nel menu Gruppo per verificare se un gruppo esiste già e potrebbe risultare utile per le proprie esigenze.
- Utilizzare un nome significativo. Non utilizzare acronimi o abbreviazioni per il nome del gruppo. L'uso di un nome significativo rende facilmente comprensibile lo scopo del gruppo.
- Scegliere il controllo della riservatezza appropriato per il gruppo. È possibile controllare chi può trovare e utilizzare il gruppo e se le persone possono aggiungersi al gruppo. È possibile creare i tipi di gruppo riportati di seguito.
- Gruppo pubblico: un gruppo pubblico è visibile a tutti gli utenti e chiunque può aggiungere se stesso al gruppo. Utilizzare questo tipo di gruppo solo se veramente necessario. Ad esempio, è possibile che, in occasione del rollout di un progetto, si desideri raccogliere commenti da chiunque abbia utilizzato tale progetto. È possibile rendere pubblico un gruppo e consentire agli utenti di aggiungere se stessi in modo da poter fornire i propri commenti su quel progetto specifico.
- Gruppo privato: un gruppo privato è un gruppo che può essere visualizzato da tutti, ma al quale gli utenti non possono aggiungere se stessi. Questo tipo può essere utile quando si desidera limitare un gruppo a un set secondario di persone. Gli utenti potrebbero scoprire l'esistenza del gruppo e utilizzarlo per condividere le informazioni con queste persone. Ad esempio, è possibile creare un gruppo per il reparto tecnico. Chiunque abbia bisogno di collaborare o condividere informazioni con tale reparto può aggiungere questo gruppo come membro a una conversazione o a una cartella.
- Gruppo chiuso: questo tipo di gruppo fornisce il livello più restrittivo di controllo sull'appartenenza. Nessun utente potrà visualizzare il gruppo a meno che non ne sia già membro e nessuno potrà aggiungere se stesso al gruppo. Ad esempio, si supponga che solo un set limitato di persone debba discutere di un'acquisizione o di un progetto imminente e che nessun altro utente dell'organizzazione debba condividere tali informazioni. È possibile creare un gruppo per un numero limitato di membri in modo da poter controllare gli utenti che possono visualizzare tali informazioni.
- È possibile aggiungere un gruppo come membro a qualsiasi elemento. Un utente aggiunto a un gruppo o rimosso da un gruppo verrà aggiunto o rimosso dall'elemento. Una persona aggiunta come singolo utente e non come membro di un gruppo rimane membro solo se viene rimossa come singolo utente.
- Se si aggiunge un gruppo come membro di un elemento che richiede un ruolo utente specifico, solo gli utenti che dispongono di tale ruolo potranno accedere all'elemento. Ad esempio, se si aggiunge un utente con il ruolo utente standard a un gruppo e quindi si aggiunge tale gruppo come membro di un repository, l'utente standard non avrà accesso al repository perché per accedere ai repository è necessario disporre del ruolo utente enterprise.
- Se si elimina un gruppo, l'accesso a qualsiasi cartella condivisa, tipo di contenuto o conversazione viene rimosso dagli utenti appartenenti a tale gruppo.
- È possibile utilizzare i gruppi sul dispositivo portatile e con l'applicazione desktop, ma è necessario utilizzare l'interfaccia del browser Web per gestirli.
Per utilizzare un gruppo, selezionarlo nello stesso modo utilizzato per selezionare una persona con cui condividere le informazioni. Ad esempio, quando si condivide una cartella o una conversazione, digitare il nome di un gruppo nella finestra di dialogo Membri. Scegliere le autorizzazioni (Visualizzazione, Redattore e così via) per i singoli utenti del gruppo, quindi aggiungere il gruppo come membro alla cartella o alla conversazione.